Lineamientos para la elaboración de una política de adquisición e incorporación de archivos privados digitales

Resumen

La adquisición de documentos es una de las actividades que llevan a cabo las instituciones archivísticas como parte del proceso de formación de colecciones. Esta actividad, también llamada incorporación extraordinaria -que se desarrolla fuera del proceso de gestión documental- se desarrolla a partir de la donación, compra, herencia, permuta, préstamo, etc., de fondos documentales de distintas procedencias. Para ayudar en el desempeño de esta actividad, las instituciones archivísticas buscan establecer una Política para la Adquisición e Incorporación de archivos privados. Éste, a su vez, establecerá métodos de evaluación y protocolos de trabajo para que las adquisiciones e incorporaciones se produzcan en consonancia con los objetivos de la institución, y para que no haya problemas futuros, en detrimento del origen privado de la documentación. Sin embargo, la evolución de las tecnologías y la inserción del entorno digital en el ámbito archivístico genera la necesidad de repensar las políticas archivísticas de las colecciones de origen privado, con el fin de incluir documentos digitales. En este sentido, esta investigación pretende reflexionar sobre los procesos de adquisición de archivos digitales privados, teniendo en cuenta las necesidades específicas de las colecciones digitales nativas y propuso una directriz que oriente el desarrollo de Políticas de Adquisición para la Incorporación de Archivos Privados Digitales. Cuando hablamos de archivos digitales, hablamos de documentos que fueron creados en entornos digitales -es decir, nacieron digitales- y permanecieron digitales durante toda su existencia. Las recomendaciones técnicas para preservar la autenticidad y el contexto de producción y organicidad de estas colecciones es que se mantengan en la misma cadena de custodia desde su producción hasta el final de su vida útil, es decir, estos documentos deben conservarse en el mismo sistema de gestión. Por lo tanto, el traslado de estos documentos a otra institución, y en consecuencia a otra cadena de custodia, puede causar pérdidas irreversibles a dichos archivos. Para desarrollar esta investigación definimos como método a utilizar el Estudio de Casos Múltiples, debido a su capacidad para explorar fenómenos contemporáneos. En este sentido, el desarrollo de la investigación se dividió en cuatro etapas: (1) Planificación del estudio de caso; (2) Estudio bibliográfico; (3) Recopilación de datos de estudios de caso; (4) Análisis de los datos recopilados. Parece que las investigaciones encaminadas a abordar el problema de los documentos digitales en una fase permanente son todavía muy incipientes. Además de las cuestiones que normalmente forman parte del ámbito necesario para desarrollar una Política de Adquisición e Incorporación de Archivos Privados, ahora es necesario incorporar especificidades propias de las colecciones digitales. Sin embargo, para que esta política se desarrolle y aplique eficientemente dentro de las instituciones archivísticas, es necesario establecer previamente otras políticas, como por ejemplo la política de preservación digital, que deberá estar en línea con la política de adquisición e incorporación. Este estudio aún se encuentra en su fase inicial, por lo que se seguirá desarrollando.