Diretrizes para a elaboração de uma política de aquisição e incorporação de arquivos privados digitais

Resumo

Aquisição de documentos é uma das atividades desenvolvidas pelas instituições arquivísticas como parte do processo de formação de acervo. Essa atividade, chamada também de incorporação extraordinária – que acontece fora do processo de gestão de documentos –, se desenvolve a partir de doação, compra, espólio, permuta, empréstimo, etc., de acervos documentais de diferentes proveniências. Para auxiliar o desempenho dessa atividade, as instituições arquivísticas buscam estabelecer uma Política de Aquisição e Incorporação de arquivos privados. Essa, por sua vez, estabelecerá métodos avaliativos e protocolos de trabalhos para que as aquisições e incorporações ocorram em consonância com os objetivos da instituição, e para que não haja problemas futuros, em detrimento da origem privada da documentação. Contudo, a evolução das tecnologias e a inserção do ambiente digital no campo arquivístico cria a necessidade de repensar as políticas arquivísticas para acervos de origem privada, a fim de contemplar documentos digitais. Nesse sentido, esta pesquisa tem como objetivo refletir sobre os processos de aquisição de arquivos digitais privados, levando em conta as necessidades específicas dos acervos nativos digitais e propor uma diretriz que norteie o desenvolvimento de Políticas de Aquisição de Incorporação de Arquivos Privados Digitais. Ao tratarmos de arquivos digitais, estamos falando de documentos que foram criados em ambientes digitais – ou seja, natos digitais – e permaneceram digitais durante toda sua fase de existência. As recomendações técnicas para preservação da autenticidade e do contexto de produção e organicidade desses acervos é que esse seja mantido da mesma cadeia de custódia desde sua produção até final de sua vida útil, ou seja, esses documentos precisam ser mantidos em um mesmo sistema de gestão. Diante disso, a transferência desses documentos para outra instituição, e consequentemente para outra cadeia de custódia, poderá causar perdas irreversíveis a tais arquivos. Para desenvolvimento desta pesquisa, definimos o Estudo de Caso Múltiplo como método a ser utilizado, pela sua capacidade de explorar fenômenos contemporâneos. Nesse sentido, o desenvolvimento da pesquisa foi dividido em quatro etapas: (1) Planejamento do estudo de caso; (2) Levantamento Bibliográfico; (3) Coleta de dados do Estudo de Caso; (4) Análise dos dados coletados. Constata-se que ainda são muito incipientes as pesquisas que visam lidar com a problemática de documentos digitais em fase permanente. Além das questões que normalmente fazem parte do escopo necessário para a elaboração de uma Política de Aquisição e Incorporação de Arquivos Privados, agora é necessário incorporar especificidades típicas dos acervos digitais. Contudo, para que essa política seja desenvolvida e aplicada de forma eficiente dentro das instituições arquivísticas, é preciso estabelecer previamente outras políticas, como por exemplo, a política de preservação digital, que necessitará estar em consonância com a política de aquisição e incorporação. Este estudo encontra-se em fase inicial, nesse sentido, será melhor desenvolvido.