Digital preservation project for photographs at São Paulo State University (Unesp)
DOI:
https://doi.org/10.62758/re.315Keywords:
Digital Preservation, Archival Document, Photography, Archivematica, AtoM, UnespAbstract
At Unesp, much information is produced in digital format, including photographs, which are considered archival documents. For legal reasons and because they are part of Unesp's history, these photographs must be preserved long-term for public access. The objective is to present the management model for the digital preservation of Unesp's photographs, produced by ACI and Unesp Marília, developed in partnership with the Permanent Commission for Digital Preservation (CPPD), through three digital preservation projects: born-digital photographs of Unesp's 34 Faculties; digitized photographs of Unesp produced by ACI from 1986 to 2002; and digitized historical photographs of the Faculty of Philosophy and Sciences (FFC) of Unesp Marília. For the development of these projects, models, norms, and standards for digital preservation were used, such as the Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS) and the Dublin Core metadata standard. For all three projects, Digital Preservation Action Plans were developed, defining the metadata, responsibilities, and use of the Archivematica and AtoM software for preservation and access, respectively. The development of the projects revealed the need for professionals from various fields, including IT, Archival Science, Library Science, Law, University Management, and Information Science. The main challenges faced were: the digitization process of the photographs, learning how to use and integrate Archivematica and AtoM, customizing AtoM which resulted in the Unesp Digital Archive, the recent change in Unesp's management, and defining and structuring the archival metadata necessary for the preservation and description of the photographs as archival documents. The digital preservation projects for photographs will continue with the addition of new photographs, which will continue to be made available as part of Unesp's mission and policy of transparency and dissemination of the knowledge produced to society.
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