Políticas de gestão de documentos eletrônicos nas comunidades autônomas espanholas: análise sob uma perspectiva comparativa

Resumo

Análise das políticas de gestão de documentos eletrônicos existentes nas Comunidades Autónomas espanholas. Através da aplicação de uma metodologia descritiva, baseada na utilização de técnicas de análise de conteúdo e de análise comparativa, foram estudadas as Políticas de Gestão de Documentos Eletrônicos (PGDE) de 14 Comunidades Autónomas espanholas. A análise centrou-se em quatro aspectos: 1) dados técnicos das PGDE; 2) dados relativos à estrutura da PGED, de acordo com o modelo de política desenvolvido pelo Ministério das Finanças e Administrações Públicas; 3) processos de gestão documental incluídos nas PGDE; e 4) existência de documentos técnicos complementares (tais como tabelas de classificação, esquemas de metadados e instrumentos similares). Do ponto de vista jurídico, verifica-se que a maioria dos PGDE foi aprovada por meio de acordos ou decretos das mais altas instituições regionais, embora a responsabilidade pela sua elaboração caiba a diferentes tipos de organismos. Em termos de estrutura, a maior parte segue o modelo do Ministério das Finanças, embora alguns PGDE, como os das Canárias, da Cantábria, da Catalunha e do País Basco, apresentem maiores diferenças. Em termos de processos, a maioria inclui os processos do modelo (captura, registo, classificação, descrição, acesso, classificação, conservação, transferência e destruição ou eliminação); no entanto, as PGDE de Asturias, Cantabria, Castilla-La Mancha, Valencia, Extremadura, Navarra e País Vasco incluem também outros processos de gestão documental. Os resultados obtidos permitem concluir que existe um elevado nível de apoio institucional a este tipo de política que, em termos gerais, é muito semelhante, em termos de estrutura e de processos, ao modelo do Ministério das Finanças, embora seja verdade que algumas Comunidades Autónomas dispõem também de instrumentos técnicos específicos.