Políticas de gestión de documentos electrónicos en las comunidades autónomas españolas: análisis desde una perspectiva comparada

Resumen

Análisis de las políticas de gestión de documentos electrónicos existentes en las Comunidades Autónomas Españolas. Mediante la aplicación de una metodología descriptiva, basada en el uso de técnicas de análisis de contenido y de análisis comparativo se estudian las políticas de gestión de documentos electrónicos (PGDE) de 14 Comunidades Autónomas españolas. El análisis se centró en cuatro aspectos: 1) datos técnicos de las PGDE; 2) datos relativos a la estructura de la PGDE, de acuerdo con el modelo de política desarrollado por el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas; 3) procesos de gestión de documentos recogidos en las PGDE; y 4) existencia de documentos técnicos complementarios (tales como cuadros de clasificación, esquemas de metadatos e instrumentos similares). Desde el punto de vista jurídico, se advierte que la mayoría de las PGDE han sido aprobadas mediante acuerdos o decretos de las altas instituciones autonómicas, aunque la responsabilidad de la elaboración recae en órganos de distinto tipo. Por lo que respecta a la estructura, la mayoría sigue el modelo del Ministerio de Hacienda, aunque algunas PGDE, como las de Canarias, Cantabria, Cataluña y País Vasco presentan mayores diferencias. En lo relativo a los procesos, la mayor parte recoge los procesos del modelo (captura, registro, clasificación, descripción, acceso, calificación, conservación, transferencia y destrucción o eliminación); no obstante, las PGDE de Asturias, Cantabria, Castilla-La Mancha, Comunidad Valenciana, Extremadura, Navarra y País Vasco, recogen también otros procesos de gestión documental. Los resultados obtenidos permiten concluir que existe un elevado respaldo institucional a este tipo de políticas, las cuales, de forma general, presentan un gran nivel de coincidencia, en cuanto a estructura y procesos, con el modelo del Ministerio de Hacienda, si bien es cierto que algunas Comunidades Autónomas cuentan también con instrumentos técnicos específicos.