Revista EDICIC, San José (Costa Rica), v.25, e-6031, p.1-21, 2025. ISSN: 2236-5753
Este documento tiene licencia bajo la Creative Commons Attribution 4.0 International.
Projeto de preservação digital de fotografias da Universidade Estadual
Paulista (Unesp)
José Carlos Abbud Grácio, Universidade Estadual Paulista (Unesp), Brasil,
https://orcid.org/0000-0001-7620-1309
Telma Campanha de Carvalho Madio, Universidade Estadual Paulista (Unesp), Brasil,
https://orcid.org/0000-0002-7031-2371
Juan Bernardo Montoya-Mogollón, Universidade Federal do Pará (UFPA), Brasil,
https://orcid.org/0000-0001-6697-2986
DOI: https://doi.org/10.62758/re.315
RESUMO
Na Unesp, muitas informações são produzidas em formato digital, incluindo as fotografias, que são
consideradas documentos de arquivo. Por questões legais e por fazerem parte da história da Unesp,
essas fotografias devem ser preservadas a longo prazo para o acesso das pessoas. O objetivo é
apresentar o modelo de gestão para a preservação digital das fotografias da Unesp, produzidas pela
ACI e pela Unesp de Marília, desenvolvidos em parceria com a Comissão Permanente de Preservação
Digital (CPPD), através de três projetos de preservação digital: fotografias nato-digitais das 34
Faculdades da Unesp; fotografias digitalizadas da Unesp produzidas pela ACI 1986 a 2002; fotografias
históricas digitalizadas da Faculdade de Filosofia e Ciências (FFC) da Unesp de Marília. Para o
desenvolvimento desses projetos, foram utilizados modelos, normas e padrões de preservação digital,
como o Modelo de Referência para um Sistema Aberto de Informação Arquivística (OAIS) e o padrão
de metadados Dublin Core. Para os três projetos foram elaborados Planos de Ação de Preservação
Digital, onde definiu-se os metadados, as responsabilidades e a utilização dos softwares Archivematica
e AtoM, para preservação e acesso respectivamente. Observou-se, no desenvolvimento de projetos, a
necessidade de profissionais de diversas áreas, entre elas, TI, Arquivologia, Biblioteconomia, Direito,
Gestão da Universidade e Ciência da Informação. Os principais desafios enfrentados foram: o processo
de digitalização das fotografias, o aprendizado para a utilização e integração do Archivematica e AtoM,
a customização do Atom que resultou no Arquivo Digital Unesp, a mudança recente na gestão da
Unesp e a definição e estruturação dos metadados arquivísticos necessários à preservação e descrição
das fotografias enquanto documento de arquivo. Os projetos de preservação digital de fotografias
terão continuidade com a inserção de novas fotografias, que continuarão sendo disponibilizadas, como
parte da missão e da política da Unesp de transparência e divulgação do conhecimento produzido para
a sociedade.
Palavras-Chave: Preservação Digital; Documento de Arquivo; Fotografia; Archivematica; AtoM; Unesp.
Proyecto de preservación digital de fotografías en la Universidad Estadual Paulista (Unesp)
RESUMEN
Revista EDICIC, San José (Costa Rica), v.25, e-6031, p.1-21, 2025. ISSN: 2236-5753
Este documento tiene licencia bajo la Creative Commons Attribution 4.0 International.
En la Unesp, mucha información se produce en formato digital, incluyendo fotografías, que se
consideran documentos de archivo. Por razones legales y por formar parte de la historia de la Unesp,
estas fotografías deben preservarse a largo plazo para el acceso público. El objetivo es presentar el
modelo de gestión para la preservación digital de las fotografías de la Unesp, producidas por la ACI y
la Unesp Marília, desarrollado en colaboración con la Comisión Permanente de Preservación Digital
(CPPD), a través de tres proyectos de preservación digital: fotografías digitales de las 34 Facultades de
la Unesp; fotografías digitalizadas de la Unesp producidas por la ACI entre 1986 y 2002; y fotografías
históricas digitalizadas de la Facultad de Filosofía y Ciencias (FFC) de la Unesp Marília. Para el desarrollo
de estos proyectos, se utilizaron modelos, normas y estándares de preservación digital, como el
Modelo de Referencia para un Sistema Abierto de Información Archivística (OAIS) y el estándar de
metadatos Dublin Core. Para los tres proyectos, se desarrollaron Planes de Acción de Preservación
Digital, que definieron los metadatos, las responsabilidades y el uso de los software Archivematica y
AtoM para la preservación y el acceso, respectivamente. El desarrollo de los proyectos reveló la
necesidad de profesionales de diversas áreas, como informática, archivística, bibliotecología, derecho,
gestión universitaria y ciencias de la información. Los principales desafíos fueron: el proceso de
digitalización de las fotografías, el aprendizaje del uso e integración de Archivematica y AtoM, la
personalización de AtoM que dio lugar al Archivo Digital de la Unesp, el reciente cambio en la gestión
de la Unesp, y la definición y estructuración de los metadatos de archivo necesarios para la
preservación y descripción de las fotografías como documentos de archivo. Los proyectos de
preservación digital de fotografías continuarán con la incorporación de nuevas fotografías, que
seguirán estando disponibles como parte de la misión y la política de la Unesp de transparencia y
difusión del conocimiento producido a la sociedad.
Palabras-Clave: Preservación Digital; Documento de Archivo; Fotografía; Archivematica; AtoM; Unesp.
Digital preservation project for photographs at São Paulo State University (Unesp)
ABSTRACT
At Unesp, much information is produced in digital format, including photographs, which are
considered archival documents. For legal reasons and because they are part of Unesp's history, these
photographs must be preserved long-term for public access. The objective is to present the
management model for the digital preservation of Unesp's photographs, produced by ACI and Unesp
Marília, developed in partnership with the Permanent Commission for Digital Preservation (CPPD),
through three digital preservation projects: born-digital photographs of Unesp's 34 Faculties; digitized
photographs of Unesp produced by ACI from 1986 to 2002; and digitized historical photographs of the
Faculty of Philosophy and Sciences (FFC) of Unesp Marília. For the development of these projects,
models, norms, and standards for digital preservation were used, such as the Reference Model for an
Open Archival Information System (OAIS) and the Dublin Core metadata standard. For all three
projects, Digital Preservation Action Plans were developed, defining the metadata, responsibilities,
and use of the Archivematica and AtoM software for preservation and access, respectively. The
development of the projects revealed the need for professionals from various fields, including IT,
Archival Science, Library Science, Law, University Management, and Information Science. The main
challenges faced were: the digitization process of the photographs, learning how to use and integrate
Archivematica and AtoM, customizing AtoM which resulted in the Unesp Digital Archive, the recent
change in Unesp's management, and defining and structuring the archival metadata necessary for the
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preservation and description of the photographs as archival documents. The digital preservation
projects for photographs will continue with the addition of new photographs, which will continue to
be made available as part of Unesp's mission and policy of transparency and dissemination of the
knowledge produced to society.
Keywords: Digital Preservation; Archival Document; Photography; Archivematica; AtoM; Unesp.
1 INTRODUÇÃO
A Universidade Estadual Paulista “Júlio de Mesquita Filho” (Unesp) foi criada em 1976 a partir
da incorporação dos Institutos Isolados de Ensino Superior do Estado de São Paulo (SP) do Brasil . A
Unesp está distribuída em 24 cidades do estado de São Paulo, sendo composta por 34 faculdades e 3
Colégios Técnicos, como mostrado na Imagem 1. Atualmente possui 136 cursos de graduação e 219
cursos de mestrado e doutorado, possuindo 49.000 discentes de graduação e pós-graduação
(https://www2.unesp.br/portal#!/sobre-a-unesp/historico/).
Figura 1: Campi da Unesp
Fonte: https://www2.unesp.br/Home/sobreaunesp19816/mapaportalunesp.jpg (2025).
Na Unesp, muitas informações são produzidas em formato digital, incluindo revistas, teses,
dissertações, dados de pesquisa, documentos de arquivo, páginas Web, entre outros. Por questões
legais e por fazerem parte da história da Unesp, essas informações devem ser preservadas a longo
prazo para o acesso das pessoas.
Nesse sentido, em abril de 2018 foi aprovada, pelo Conselho Universitário da Unesp, a Política
de preservação digital para documentos de arquivo da Unesp”, que determina que a universidade deve
assumir “[...] o compromisso de ser responsável pela preservação dos documentos de arquivo em
formato digital sob sua responsabilidade, garantindo sua autenticidade, integridade e o acesso a longo
prazo (Unesp, 2017, pp.4).
Entre os objetivos que a política determina, está a criação de uma Comissão Permanente de
Preservação Digital (CPPD), que é responsável pela gestão e implantação da política na Unesp, tendo
sido criada em junho do mesmo ano e composta por profissionais das áreas de arquivologia,
biblioteconomia, informática, ciência da informação, direito, docentes, gestores acadêmicos e
gestores administrativos da Universidade, ou seja, uma equipe multidisciplinar. Outro avanço
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importante foi a assinatura, em 2019, do acordo de Cooperação Técnica com a Rede Cariniana, ligada
ao Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia (Ibict) [1], uma rede de preservação
digital brasileira, constituída por instituições, na sua maioria públicas.
Diversos projetos começaram a ser desenvolvidos pela CPPD, e entre eles está o de
preservação digital de fotografias, digitalizadas e nato-digitais, produzidas e de responsabilidade da
Assessoria de Comunicação e Imprensa (ACI) da Unesp.
O Projeto de Preservação Digital (PD) de fotografias, embora essencial para a guarda contínua
de documentos e a preservação da memória institucional, enfrentou inúmeros desafios ao longo de
sua implementação. O principal deles talvez tenha sido a própria especificidade da fotografia e seu
vasto campo de interpretações, o que exigiu um esforço considerável na estruturação e viabilização
de todas as etapas do processo, especialmente no que se refere à padronização e normatização,
elementos centrais da preservação digital.
A fotografia, entendida como documento de arquivo, é produzida de forma orgânica no
contexto das atividades institucionais. No entanto, classificá-la apenas conforme o Plano de
Classificação Institucional reduziria sua complexidade e riqueza visual. Tornou-se necessário, portanto,
adotar uma abordagem mais ampla, incorporando aspectos próprios da linguagem fotográfica, como
cromia, gênero, enquadramento, entre outros. Ainda assim, optou-se por circunscrever as imagens ao
seu contexto de produção e ao período em que foram realizadas, sem explorar outras possibilidades
interpretativas, baseando-se na compreensão de que:
Photographs and archives are the product of social practices which, through the
containment and ordering of facts, offer the promise of knowledge and control. The
way archives appraise, acquire, arrange, describe, and make accessible photographic
records depends upon our understanding of the role of photographs in the business
of life and, indeed, in the life of business personal business, group business,
corporate business, government business. It demands that archivists understand
how and what and when photographs communicate information across space and
time. This exploration of early critical writing reveals that, throughout the nineteenth
century, photographs were valued as 'records of simple truth and precision' and
accepted as reliable and authentic evidence of some external reality. In adopting a
postmodern perspective on photography as a technology of information transfer, it
presents an historically grounded and theoretically informed argument which calls
for serious reconsideration of lingering traces of the positivist, empiricist, totalizing
paradigm which buttressed mid-nineteenth century European views of the nature of
photographic technology and photographic practice, and equally of archival science’
and archival practice. (Schwartz, 2000, pp.39-40).
Portanto, reconhece-se que a preservação da fotografia deve considerar não apenas suas
características intrínsecas, mas também o contexto de sua produção. Esses elementos devem estar
devidamente assegurados e organizados com base em padrões e sistemas de preservação digital
amplamente reconhecidos e validados pela comunidade nacional e internacional. Somente por meio
dessa abordagem será possível garantir a integridade das informações contidas nas imagens
fotográficas e assegurar seu acesso contínuo, autêntico e confiável ao longo do tempo.
2 OBJETIVO
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O objetivo geral é apresentar o modelo de gestão para a preservação digital das fotografias da
Unesp, produzidas pela ACI e pela Unesp de Marília, através de três projetos, que foram desenvolvidos
em parceria com a CPPD.
Para atingir o objetivo geral, os objetivos específicos são:
1. Apresentar um referencial teórico referente aos principais temas pesquisados e utilizados
para o desenvolvimento dos projetos;
2. Apresentar o projeto de preservação digital das fotografias nato-digitais dos 34 câmpus da
Unesp;
3. Apresentar o projeto de preservação digital em desenvolvimento das fotografias
digitalizadas da Unesp produzidas pela ACI 1986 a 2002.
4. Apresentar o projeto de preservação digital em desenvolvimento das fotografias históricas
digitalizadas da Faculdade de Filosofia e Ciências (FFC) da Unesp de Marília.
3 REFERENCIAL TEÓRICO
A preservação digital está inserida em um cenário de diversos desafios para garantir a
autenticidade, integridade e acesso da informação digital, seja ela um texto, uma imagem, um vídeo,
uma página Web, um e-mail ou dados de pesquisa. Entre esses desafios podemos destacar:
A quantidade de informação digital que é produzida;
Os avanços tecnológicos;
A segurança da informação digital;
As mudanças nos formatos dos arquivos;
A obsolescência do hardware e do software
A busca e recuperação da informação digital;
A necessidade de investimentos permanentes;
As questões legais, pois preservar as vezes implica em copiar;
A necessidade de recursos humanos e tecnológicos;
A capacidade de assimilação nas mudanças das tics, ou seja, na cultura organizacional.
Nesse contexto, a preservação digital não é apenas uma questão técnica, mas também de
gestão, envolvendo questões administrativas, legais e culturais, buscando preservar o patrinio
histórico e cultural das instituições, garantindo o atendimento às questões legais e dando acesso às
pessoas às informações preservadas.
A Unesp compreende a preservação digital como “[...] os processos de gestão envolvidos na
administração das atividades necessárias para garantir que um objeto digital possa ser acessado e
utilizado no futuro, a partir das TIC existentes na época e com garantias de sua autenticidade e
integridade (Grácio et al., 2020, pp.568).
No contexto arquivístico da instituição, as fotografias são reconhecidas como documentos de
arquivo e estão inseridas no Plano de Classificação das Atividades-Meio da universidade,
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especificamente sob a Função Comunicação Administrativa (Código 02), na subfunção Registro
Fotográfico (02.01.04.02) (Unesp, 2016, pp. 16).
Esses documentos fotográficos se dividem em duas categorias principais: fotografias nato-
digitais, produzidas por meio de sensores eletrônicos, são geradas e armazenadas diretamente em
formato digital, possibilitando seu processamento por ferramentas computacionais (Schisler, 2023); e
as fotografias digitalizadas que correspondem à conversão de imagens analógicas (ampliações ou
transparências) em arquivos digitais, por meio de scanners que traduzem a imagem original para
linguagem binária (Conarq, 2021).
Independentemente da origem, digital ou convertida, por serem documentos de arquivo, as
fotografias devem ter preservado seu contexto de produção, bem como suas características técnicas,
informacionais e estruturais. Conforme destacam Machado e Madio (2021), o tratamento documental
deve evidenciar o contexto de produção, o qual está diretamente vinculado à estrutura organizacional
e ao funcionamento da instituição produtora. Esses fatores são fundamentais para a definição do tipo
documental no ambiente arquivístico.
No que se refere à produção fotográfica, consideram-se as circunstâncias de sua geração e os
elementos técnicos envolvidos em sua elaboração. No entanto, muitas vezes, o registro extrapola o
contexto institucional, o que dificulta a descrição precisa dos elementos visuais.
La riqueza informativa de las imágenes hace que los mensajes que transmiten
resulten de extraordinario valor para los documentalistas, quienes como
responsables de la memoria social se ocupan de salvaguardar su conservación; y
como gestores de los registros en los sistemas de información intentan aprehender
su significado de manera que sea posible la comunicación secundaria posterior
(Agustín-Lacruz, 2015 pp.60-61).
A necessidade de ater-se ao contextual orgânico da produção fotográfica orienta o processo
descritivo segundo os padrões arquivísticos, especialmente por meio da adoção da Norma Geral
Internacional de Descrição Arquivística (ISAD-G) (Conselho Internacional de Arquivos, 2000). Contudo,
as especificidades dos documentos fotográficos frequentemente o são plenamente contempladas
por essa norma, exigindo a incorporação de outros padrões descritivos, como o Dublin Core (DC) [2],
frequentemente usado no ambiente digital.
O DC é um padrão de metadados amplamente utilizado para descrever recursos digitais, como
páginas Web, documentos, imagens e vídeos, sendo composto por um conjunto de quinze (15)
elementos utilizados para descrever esses recursos, com o objetivo de possibilitar sua busca e
recuperação.
Os quinze (15) elementos do padrão Dublin Core são:
Quadro 1: Elementos do padrão DC
Elemento
Descrição
Contributor
Entidade responsável por fazer contribuições ao recurso.
Coverage
O tópico espacial ou temporal do recurso.
Creator
Entidade principal responsável por criar o recurso.
Date
Um ponto ou período de tempo associado a um evento no ciclo de vida do recurso.
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Description
Uma descrição do recurso.
Format
O formato do arquivo, o meio físico ou as dimensões do recurso.
Identifier
Uma referência inequívoca ao recurso dentro de um determinado contexto.
Language
Um idioma do recurso.
Publisher
Uma entidade responsável por disponibilizar o recurso.
Relation
Um recurso relacionado.
Rights
Informações sobre os direitos detidos sobre o recurso.
Source
Um recurso relacionado do qual o recurso descrito é derivado.
Subject
O tópico do recurso.
Title
Um nome dado ao recurso.
Type
A natureza ou o gênero do recurso.
Fonte: Traduzido de https://www.dublincore.org/specifications/dublin-core/dcmi-terms/#section-3 (2025).
Essa combinação permite abranger os aspectos contextuais, técnicos e visuais do documento.
Contudo, a dinâmica do processo descritivo deve seguir as etapas propostas por Agustín-Lacruz (2015,
pp.61):
Figura 2: Fases e operações documentais da análise de conteúdo da imagens
Fonte: Agustín-Lacruz (2015 pp.61).
Segundo a autora, temos quatro (4) momentos para o entendimento e processamento da
fotografia. Primeiramente uma aproximação geral, analisando seus elementos visuais, para na
sequência começar a distinguir seu(s) conteúdo(s). Posteriormente temos que contextualizar sua
produção para só assim, propormos uma representação textual, com resumo, indexação e
classificação.
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Outro aspecto importante a se considerar para a preservação digital, é posto pelo The
International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems (Projeto InterPARES), ao
destacar a necessidade de atender a requisitos que sustentam a presunção de autenticidade,
independentemente do suporte do documento. Segundo o relatório:
Therefore, in the case of records maintained in electronic systems, the presumption
of authenticity must be supported by evidence that a record is what it purports to
be and has not been modified or corrupted in essential respects (InterPARES, 2002,
pp.16).
Para garantir essa autenticidade, é imprescindível a manutenção das cadeias de custódia e
preservação, ou seja, a existência de um ambiente digital confiável que assegure os trâmites, o
armazenamento e o acesso contínuo aos documentos ao longo do tempo (Higashi et al., 2020).
A adoção de padrões tornou-se indispensável para garantir a conformidade com normas
internacionais consolidadas de preservação digital, reconhecidas globalmente. Essas normas
asseguram a:
Forma fixa do documento, preservando sua aparência original no momento da criação;
Estabilidade do conteúdo, impedindo alterações ao longo do tempo;
Autenticidade, inclusive quanto à autoria;
Integridade dos elementos intrínsecos e extrínsecos do documento;
Originalidade, mantendo o documento fiel à sua versão original.
Preservar esses aspectos nas fotografias contextuais, visuais e técnicos tornou-se, assim,
uma prioridade. Contudo, trata-se de um grande desafio, especialmente diante da rápida
obsolescência tecnológica que ameaça continuamente os documentos digitais. Soma-se a isso uma
série de outros fatores relevantes, como os contextos organizacional, legal, industrial, científico e
cultural.
Nesse cenário, o Modelo de Referência para um Sistema Aberto de Informação Arquivística
(OAIS), publicado na norma ISO 14721:2025, desenvolvido pelo The Consultative Committee for Space
Data Systems (CCSDS), surge como uma solução amplamente utilizada e recomendada para a
preservação digital. O modelo contempla a maioria dos aspectos citados e é de especial interesse para
instituições de diferentes áreas que necessitam preservar documentos por longos períodos. Essa
responsabilidade exige a implementação de políticas formalizadas e normatizadas de preservação
digital, a aquisição de equipamentos e materiais adequados, bem como a capacitação ou contratação
de profissionais qualificados para o desenvolvimento e a execução de tais políticas.
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Figura 3: Modelo OAIS
Fonte: Modelo de Referência OAIS (ISO, pp.51).
O ambiente do OAIS, mostrado na Figura 1, é composto por um Producer, que são pessoas ou
sistemas-cliente que fornecem a informação a ser preservada, um Management, que estabelecem as
políticas gerais do OAIS (princípios, escopo, utilização de recursos de pessoal, equipamentos e
instalações, metas e gerencia os conflitos) e um Consumer, que são pessoas ou sistemas-cliente que
interagem com os serviços do OAIS para encontrar e adquirir informação preservada de interesse.
A informação circula através de três (3) tipos de pacotes de informação:
SIP - Submission Information Package: Pacote de Submissão do Producer para OAIS;
AIP - Archival Information Packages: Pacote de arquivamento dentro do OAIS, ou seja,
onde tem toda informação necessária para permitir a preservação por longo prazo;
DIP - Dissemination Information Package: Pacote de Disseminação do OAIS para
Consumer.
Todos os serviços e processos são executados em 6 entidades:
Ingest: serviços e processos para aceitar os SIP do Produtor e preparar os conteúdos para
arquivamento e gerenciamento.
Archival Storage: serviços e processos para arquivar, manter e recuperar o AIP.
Data Management: serviços e processos para incluir, manter e acessar informações
descritivas e dados administrativos para gerenciar o OAIS.
Administration: serviços e processos para operar o sistema.
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Preservation Planning: serviços e processos para configurar e monitorar o ambiente, além
de apontar as necessidades de se aplicar estratégias de preservação digital.
Access: serviços e processos voltados para os consumidores na busca, descrição,
localização e liberação da informação armazenada
O OAIS inclusive é um dos documentos de referência da Resolução 51, de 25/08/23 do
Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), que dispõe, em sua versão 2, sobre as Diretrizes para a
Implementação de Repositórios Arquivísticos Digitais Confiáveis (RDC-Arq). A resolução estabelece
que:
O gerenciamento dos documentos de um RDC-Arq deve estar de acordo com o
modelo de referência OAIS, que estabelece a formação de pacotes de informação
envolvendo os documentos digitais (informação de conteúdo) e seus metadados
(informação de representação). Incluem-se aspectos organizacionais e técnicos
relacionados a essas responsabilidades, como funções do repositório, processos e
procedimentos necessários para admitir, gerenciar, preservar e fornecer acesso aos
documentos arquivísticos digitais (RDC-Arq, 2023, pp.16).
A utilização de repositórios é uma das estratégias para a criação de ambientes de preservação
digital, e nesse sentido a implementação de RDC-Arq têm contribuído tornar esses ambientes
confiáveis.
A Resolução 51/2023 do Conarq define um repositório digital como “[...] um ambiente de
armazenamento e gerenciamento de materiais digitais” e enfatiza que o mesmo não se resume a uma
solução informatizada, mas é formado por elementos de hardware, software e metadados, bem como
por uma infraestrutura organizacional e procedimentos normativos e técnicos (RDC-Arq, 2023,
pp.12).
A partir dos conceitos de que um repositório arquivístico digital é [...] um repositório digital
que armazena e preserva esses documentos, nas fases intermediária e/ou permanente” e de que um
repositório digital confiável é “um reposirio digital capaz de manter autênticos os materiais digitais,
de preservá-los e prover acesso a eles pelo tempo necessário”, define-se um RDC-Arq como “[...] um
repositório que deve ser capaz de atender aos procedimentos arquivísticos em suas diferentes fases e
aos requisitos de um repositório digital confiável (RDC-Arq, 2023, pp.12-13).
Os documentos digitais exigem ainda uma decomposição técnica, conforme propõe Rogers
(2015), a fim de evidenciar as características de sua produção, com destaque para os metadados, que
desempenham papel central na sua identificação, gestão, preservação e uso. Rogers classifica os
metadados segundo sua função ou propósito, abrangendo: descritivos, que identificam e possibilitam
a localização e interpretação do documento; administrativos, que incluem informações técnicas, de
direitos autorais, restrições de uso e preservação e estruturais, que documentam as relações internas
do objeto digital, como a organização de arquivos ou a sequência de páginas em um site.
Essas categorias derivam diretamente do processo de criação, manutenção e preservação dos recursos
digitais (Rogers, 2015, pp. 13), sendo essenciais para o tratamento arquivístico adequado de
fotografias digitais no ambiente institucional.
4 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS
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Caracterizou-se como um estudo de caso, centrado na produção e no tratamento fotográfico
realizados pela Unesp. Na definição de Yin O estudo de caso é uma investigação empírica que
investiga um fenômeno contemporâneo em profundidade e em seu contexto de vida real,
especialmente quando os limites entre o fenômeno e o contexto não são claramente evidentes (Yin,
2010, pp.39).
Assim, a pesquisa também é de natureza qualitativa e exploratória, já que além de estudar e
aprofundar no projeto das fotografias de modo individual no sentido da sua qualidade, explora as
possibilidades da organização e disponibilização desse material em ambientes arquivísticos confiáveis
na sua preservação. De outro lado, no desenvolvimento do projeto foi realizada uma revisão
sistemática da literatura, nas bases de dados Scopus, Web of Science, Base de Dados Referenciais de
Artigos de Periódicos em Ciência da Informação (BRAPCI) e Google Scholar. Do mesmo modo, foram
utilizados os temas preservação digital, plano de preservação digital, metadados, formatos de arquivo,
entre outros.
Para isso, foram conduzidas pesquisas sobre a legislação e as normas da seção responsável
pela produção e guarda dos documentos. Também foram realizados o levantamento e a análise do
contexto de geração dessas fotografias, com a identificação dos procedimentos e ações envolvidos em
sua elaboração final. Além disso, recorreu-se a publicações da época com o objetivo de reconhecer
eventos, datas e personalidades não identificadas nos registros.
Assim, o projeto se desenvolveu por fases, como se observa a seguir:
Na prática, este projeto teve uma duração de dois (2) anos, onde foram executados em três
(3) conjuntos de trabalho. No primeiro conjunto, foi considerado a discussão entre vários profissionais
de áreas estratégicas da Unesp e de outras entidades de pesquisa, a elaboração de diretrizes
relacionadas com a identificação, seleção, higienização, digitalização, descrição, preservação e
publicação do acervo fotográfico em suporte analógico e digital. Nestas duas últimas etapas de
preservação e acesso, foram utilizados os softwares Archivematica e Access to Memory (AtoM) [3]
respectivamente. Esses ambientes serão melhor detalhados na próxima seção.
O segundo conjunto, foi operacionalizado por sete (7) discentes dos Cursos de Arquivologia e
Biblioteconomia da Unesp. Esse grupo foi coordenado in situ, por quatro (4) profissionais: a Gerente
de Projetos e Redes Sociais da ACI da Unesp, a professora do curso de Arquivologia da Unesp, o Diretor
de Informática e Presidente da Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso (CADA) e um bolsista
de doutorado da Unesp, onde foram compartilhadas e discutidas as diretrizes estratégicas
mencionadas no parágrafo anterior. Deste modo, as fotografias analógicas selecionadas para a
preservação, foram acondicionadas em jaquetas de poliéster, em páginas de polietileno com tiras para
negativos 35mm en formato 6x6, e em caixas plásticas de polipropileno como suportes apropriados
para sua conservação e preservação.
O terceiro conjunto, foi desenvolvido também por discentes do Curso de Arquivologia da
Unesp, onde foram tratadas as fotografias da Unesp e da cidade de Marília, como parte da memória
da instituição. Neste conjunto foi realizado o mesmo processo de acondicionamento e digitalização do
resto do acervo fotográfico.
A seguinte etapa, foi a padronização do processo de descrições das fotografias. Para isso, foi
elaborada uma planilha em formato Excel, onde foram preenchidos metadados do Dublin Core, de
forma interoperável com as normas ISAD(G). Desse modo, como parte da especificidade e necessidade
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do projeto, alguns campos dos metadados da Dublin Core foram suprimidos e foram criados outros
metadados próprios, como se observa no quadro 2.
Outra etapa importante do projeto, foi a construção e definição de Vocabulários Controlados
como ferramenta indispensável na recuperação e organização do acervo fotográfico. Para isto, foi
estudada a literatura em torno desses vocabulários e de Tesauros funcionais nas diversas unidades de
informação. No entanto, devido à complexidade e especificidade das fotografias, foi elaborado um
Vocabulário Controlado próprio, discutido e padronizado entre os bolsistas e os coordenadores do
projeto. Assim, os descritores deste Vocabulário foram referenciados no campo dos metadados
subject das planilhas, onde foram colocados no máximo quatro (4) termos em cada série documental.
Esses metadados aparecem com o título de “assuntos” no AtoM.
No momento da elaboração dos Vocabulários Controlados, foram discutidos a forma como
iam ser recuperados pela comunidade em geral, já que se percebe uma heterogeneidade de usuários
que têm necessidades informacionais diferentes.
[...] vemos que existem níveis para cada tipo de usuário, considerados como interno,
externo e híbrido. O interno é aquele usuário administrativo, que normalmente está
do lado de dentro do balcão, aquele que exerce alguma ação administrativa. O
externo é o que está do lado de fora do balcão, normalmente encontrado no arquivo
permanente. E o híbrido combina interesses do usuário externo com o interno,
buscando especificamente informações técnicas e científicas em momentos
diferentes de sua atuação [...] (Vitoriano et al., 2020, pp.160, grifo nosso).
De outro lado, a descrição geral dos metadados, foi realizada com base nos princípios
arquivísticos de relação orgânica, proveniência e vínculo arquivístico. Portanto, as fotografias foram
organizadas, classificadas e descritas em séries documentais, em lugar de serem descritas
individualmente. Nesse sentido, os grupos de fotografias que pertençam a mesma temática, tiveram
a mesma descrição em cada fotografia, que pertencem à mesma série documental, o que foi
modificado foi o código de identificação e os metadados que precisavam de alteração.
5 RESULTADOS PARCIAIS
A parceria com a Rede Cariniana tem sido importante pois proporciona, além de acesso aos
conteúdos e soluções na área de preservação digital, contatos com outros membros da rede para a
troca de experiências.
Os três projetos desenvolvidos, têm como objetivo organizar o acervo fotográfico em suporte
digital e analógico, identificando, selecionando, digitalizando e publicando esses documentos, em
plataformas arquivísticas confiáveis de preservação e acesso;
Os projetos seguiram modelos e padrões de preservação digital, como o modelo OAIS, o RDC-
Arq e padrões de metadados, que descrevem as fotografias, dando conta da sua acurácia imagética e
da elaboração de vocabulários controlados como ferramenta tecnológica para uma eficiente
recuperação.
Nos projetos, as experiências de outras instituições parceiras foram importantes para
otimizarmos o tempo e a escolha das soluções mais adequadas para a Unesp.
A seguir apresentamos os três projetos.
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5.1 Fotografias Nato-Digitais dos 34 Câmpus da Unesp
A ACI contratou um fotógrafo especializado para produzir as fotografias das unidades da Unesp
a partir de uma pauta, que definia o que deveria ser registrado em cada faculdade.
Paralelo a essa atividade, a CPPD iniciou o desenvolvimento do projeto elaborando um Plano
de Ação de Preservação Digital para fotografias da Unesp produzidas pela ACI, a partir de modelos
existentes, como o Plano de Preservação Digital do Repositório Institucional Arca, elaborado pela
Fundação Oswaldo Cruz (Fiocruz) (Nascimento, 2020).
O documento foi dividido em seções que contemplaram: o cenário institucional, a estrutura
organizacional, a Política de Preservação Digital da Unesp para documentos de arquivo, a descrição do
acervo, as responsabilidades, os metadados e o fluxo dos processos envolvidos.
No cenário institucional e na estrutura organizacional, é descrita a Unesp, as atribuições da
ACI, o papel da CPPD definido na Política de Preservação Digital para Documentos de Arquivo e o Plano
de Classificação e a Tabela de Temporalidade das atividades meio.
Na descrição do acervo, é especificado o escopo do que foi preservado e as equipes que
trabalharam no projeto, sendo compostas por docentes de Arquivologia, um docente de TI, um
arquivista, dois profissionais de TI e um especialista em preservação digital, além dos discentes que
participaram da descrição das fotografias.
As responsabilidades foram descritas para cada profissional envolvido, bem como o
detalhamento das atividades. O plano de ação foi concluído com os metadados definidos para
descrição das fotografias e com o fluxo de trabalho.
A primeira atividade realizada pela ACI foi a seleção das fotografias produzidas para montagem
do acervo, a partir de critérios definidos pela assessoria, que resultou em 6.520 fotografias a serem
preservadas, que foram encaminhadas para a equipe responsável pela descrição das mesmas.
A CPPD definiu para o repositório de preservação digital a utilização do software Archivematica
[4] e para o repositório de acesso o software AtoM [5], por serem softwares livres, terem uma ampla
comunidade que utilizam essas soluções, serem indicados pela Rede Caninana como soluções para
preservação digital e acesso e pelo fato do Archivematica utilizar o modelo OAIS para o seu
desenvolvimento.
A partir dessa definição a CPPD realizou então a definição dos metadados utilizando como
diretrizes a utilização de padrões existentes e a interoperabilidade entre o Archivematica e o AtoM.
Os metadados utilizados para a descrição das fotografias que foram inseridos no pacote SIP seguiram
o padrão Dublin Core (DC) e alguns específicos da Unesp. Para o acesso no AtoM, foi utilizado o padrão
ISAD(G). O quadro 2 apresenta os metadados definidos para a descrição das fotografias:
Quadro 2: Metadados de descrição
Metadados
Definição
Padrão
dc.identifier
Identificador da fotografia
DC
dc.title
Título da fotografia
DC
dc.description
Descrição da fotografia
DC
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dc.contributor
Pessoas ou instituições que aparecem nas fotografias
DC
dc.publisher
Nome do fotógrafo
DC
dc.date
Data da fotografia
DC
dc.provenance
Proveniência
DC
dc.subject
Palavras-chave
DC
dc.coverage
Cobertura
DC
dc.rights
Direitos Autorais
DC
dc.rights.accessRights
Direitos de Acesso
DC
dc.language
Idioma
DC
dc.type
Gênero documental
DC
dc.format
Formato da fotografia
DC
unesp.prazo_de_guarda
Prazo de guarda da fotografia
Unesp
unesp.codigo_de_classificação
Código de classificação da Unesp
Unesp
unesp.equipamento_de_captura
Equipamento utilizado para captura da imagem
Unesp
unesp.reponsavel_pela_descrição
Nome dos responsáveis pela descrição dos metadados
Unesp
unesp.software_edicao
Software utilizado na edição da fotografia
Unesp
Fonte: Elaboração própria (2025).
Dessa forma, foi possível enviar automaticamente os metadados DC do Archivematica para o
AtoM, pois os softwares possuem uma interoperabilidade, onde os metadados DC possuem uma
relação com seu correspondente ISAD(G), tornando o processo automatizado. Alguns metadados não
foram descritos pela equipe responsável, pois foram gerados no momento da geração do pacote AIP
no Archivematica, através das micro tarefas que são executadas no tratamento do pacote SIP. Como
exemplos podemos citar o formato da fotografia e o seu tamanho.
A seguir apresentamos os metadados DC utilizados para descrição e seu correspondente
ISAD(G) no AtoM, quando existir:
Quadro 3: Relação de metadados entre Archivematica e AtoM
Archivematica - DC
AtoM - ISAD(G)
dc.title
title
dc.identifier
identifier
dc.date
date of creation
dc.type
subject access point
dc.provenance
immediate source of acquisition or transfer
dc.description
scope and content
dc.format
extent and medium
dc.language
language of material
dc.rights
conditions governing access
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dc.coverage
place access point
dc.subject
subject access point
Fonte: Archivematica (2025).
Para a definição dos formatos, foram utilizados estudos publicados sobre a recomendação de
formatos adequados para preservação digital e para acesso, onde podemos destacar as pesquisas do
ARQUIVO.PT (Arquivo.pt, 2024), do Arquivo Nacional do Brasil (AN Digital, 2016), do Smithsonian
Institution Archives (Smithsonian, 2025) e do Library of Congress dos Estados Unidos (LOC, 2025). Foi
definido o formato Portable Network Graphic (PNG) para as fotografias armazenadas para preservação
digital e Joint Photographic Experts Group (JPEG) para acesso.
Com as fotografias selecionadas e os metadados e formatos definidos, uma equipe técnica
composta por discentes de graduação e pós-graduação dos cursos de Arquivologia e Biblioteconomia
da Unesp de Marília, sob a supervisão de um docente, realizou a descrição das fotografias, inserindo-
as em uma planilha com formato adequado para a inserção no Archivematica. A ACI foi responsável
também por conferir os metadados.
Conforme as descrições foram sendo realizadas, a equipe de TI instalou e configurou um
ambiente de testes com o Archivematica e o AtoM, para testes de inserção das fotografias e dos
metadados nos dois ambientes. Essa atividade foi importante para verificar se os pacotes AIP estavam
adequados para preservação digital e para ajustes no acesso das fotografias no AtoM.
Para que o AtoM atendesse adequadamente os usuários, foi realizada uma customização do
software, com o objetivo de atender a identidade visual da Unesp e tornar seu layout mais prático e
agradável. Após a conferência, pela ACI, das fotografias inseridas nos ambientes de teste e aprovada,
as fotografias e seus metadados foram inseridos nos ambientes finais de produção, ou seja, de
preservação e acesso.
Os pacotes AIP gerados pelo Archivematica foram armazenados na infraestrutura de TI da
Unesp, que possui entre suas características, cópias de segurança em locais diferentes e gerenciadas
por equipes diferentes, mecanismos de segurança e investimentos permanentes em melhorias.
O AtoM customizado recebeu o nome de Arquivo Digital da Unesp, e foi lançado oficialmente
na reunião do Conselho Universitário da Unesp em dezembro de 2023 estando disponível no link
arquivodigital.unesp.br .
5.2 Fotografias Digitalizadas da Unesp Produzidas pela Assessoria de Comunicação e
Imprensa de 1986 a 2002
A ACI possui um acervo fotográfico não digital de 1986 a 2002 que registra diversos momentos
da Unesp e fazem parte do patrimônio documental. O objetivo da ACI era tornar essas fotografias
digitais para preservação e também para dar acesso a elas, através de um projeto de digitalização e
descrição arquivística. Dessa forma, essas fotografias passaram a fazer parte do projeto da CPPD.
Uma equipe de discentes de Arquivologia realizou o acondicionamento das fotografias
analógicas em materiais (jaquetas de poliéster para as ampliações, páginas de polietileno com tiras
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para negativos 35mm e formato 6x6) adequados para preservação a longo prazo, em paralelo ao
processo de digitalização. A digitalização foi feita em dois scanners de mesa de alta resolução, HP
Scanjet G4050 e o Epson Perfection V600.
Da mesma forma que no projeto de fotografia das unidades, a CPPD elaborou um Plano de
Preservação digital e definiu os metadados a serem utilizados na descrição das fotografias
digitalizadas. Utilizando as mesmas diretrizes do projeto anterior, A CPPD definiu os mesmos
ambientes utilizados para o repositório de preservação digital e para o repositório de acesso, utilizando
os mesmos softwares, ou seja, o Archivematica e o AtoM.
A CPPD realizou então a definição dos metadados, utilizando as mesmas diretrizes do projeto
de fotografias das unidades, ou seja, o padrão DC e alguns específicos da Unesp. Foram definidos os
metadados apresentados no Quadro 2, mas como foi realizado o processo de digitalização, alguns
metadados específicos dessa atividade foram acrescentados (Quadro 4).
Quadro 4: Metadados complementares de digitalização
Descrição
Data da digitalização
Nome do responsável pela digitalização
descrição do equipamento utilizado na digitalização
Nome do software de digitalização
Fonte: Elaboração própria (2025).
Os formatos também utilizaram as recomendações de formatos citadas anteriormente, sendo
definidos o formato PNG para as fotografias armazenadas para preservação digital e JPEG para acesso.
Atualmente, as fotografias selecionadas estão em processo final de descrição pela equipe
técnica, composta por alunos de graduação e pós-graduação dos cursos de Arquivologia e
Biblioteconomia da Unesp de Marília, sob a supervisão de um docente.
O objetivo é inseri-las nos ambientes de teste de preservação e acesso para conferência e
posteriormente nos ambientes de produção de preservação e no Arquivo Digital Unesp.
Em todas essas etapas, a CPPD tem desenvolvido o projeto em parceria com a ACI que é o
órgão responsável por conferir e autorizar a publicação das fotografias.
5.3 Fotografias Históricas Digitalizadas da Faculdade de Filosofia e Ciências da Unesp de
Marília
A Faculdade de Filosofia e Ciências (FFC) da Unesp eslocalizada na cidade de Marília, um
município localizado no Centro-Oeste do Estado de São Paulo, e foi criada pela Lei nº 3.781, aprovada
pela Assembleia Legislativa do Estado de o Paulo e promulgada pelo então governador Jânio
Quadros, dentro da nova política de interiorização dos centros de pesquisa e ensino.
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Atualmente, a FFC possui nove (9) cursos de Graduação, sendo eles, Arquivologia,
Biblioteconomia, Ciências Sociais, Filosofia, Fisioterapia, Fonoaudiologia, Pedagogia, Relações
Internacionais e Terapia Ocupacional, além de dez (10) Programas de Pós-Graduação entre Mestrado
e Doutorado: Ciências da Informação, Ciências Sociais, Educação, Filosofia, Relações Internacionais e
o de Fonoaudiologia, todos credenciados pela CAPES.
A sua estrutura física está distribuída em dois lugares diferentes em Marília, constituindo os
Câmpus I e II e toda essa história tem sido registrada ao longo do tempo, desde as primeiras
construções, em diversas mídias, entre elas os registros fotográficos em papel e negativos.
O acervo estava originalmente acondicionado em álbuns na sala da diretoria da Faculdade e
recebeu um primeiro tratamento por discentes do curso de Biblioteconomia, com a coordenação de
um docente do curso, que organizou as fotografias por eixos temáticos.
Assim, o projeto iniciou-se pelos procedimentos de organização,
identificação e guarda dos documentos e teve sequência na representação
descritiva e análise de conteúdo, em abordagem metodológica da
Biblioteconomia, para tornar acessível a recuperação das fotografias (Madio,
Fujita, 2008, pp.252).
Posteriormente, as fotografias foram digitalizadas em baixa resolução, somente para acesso
em um repositório local, que se pretendia de preservação, mas o projeto foi interrompido.
Com a contribuição da CPPD, o projeto foi retomado e com o objetivo de preservar esse
acervo, um docente do curso de Arquivologia da FFC, a CPPD e a Direção da FCC criaram um projeto
de digitalização em alta resolução, preservação e acesso das fotografias. O objetivo, além de preservá-
las, é disponibilizá-las no Arquivo Digital Unesp para que a história e a memória da FFC possam ser
acessadas, não só pela comunidade interna, mas também por pessoas externas à universidade.
Atualmente conta-se aproximadamente 4.000 fotografias, mas será necessário um cruzamento dos
eixos temáticos, pois acredita-se que há muitas imagens repetidas.
Da mesma forma que nos projetos apresentados anteriormente, realizou-se a higienização e
acondicionamento das fotografias originais em jaquetas de poliéster para preservação e
posteriormente digitalizadas em alta resolução para guarda e disponibilizadas em baixa resolução para
acesso. Utilizando um scanner de alta resolução e softwares especializados, foi iniciado o processo de
digitalização realizado por discentes de graduação de Arquivologia sob supervisão do docente. Em
alguns momentos, foi necessário o tratamento das fotografias digitais, pois os originais estavam com
alguns danos físicos e deterioração da emulsão.
Trabalhando com as mesmas diretrizes dos projetos anteriores, a CPPD definiu que as
fotografias digitalizadas seriam inseridas nos mesmos ambientes de produção utilizados nos projetos
apresentados anteriormente, bem como a definição dos formatos, ou seja, PNG para preservação
digital e JPEG para acesso.
Os metadados a serem utilizados para descrição foram os mesmos do projeto de fotografias
digitalizadas da Unesp produzidas pela ACI de 1986 a 2002, ou seja, os metadados do quadro 2,
juntamente com os específicos de digitalização apresentados no quadro 4.
Como existem fotografias muito antigas, um desafio é identificar as pessoas, locais e eventos
que estão em algumas delas. Para esse reconhecimento, foram convidados docentes e funcionários
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aposentados da Unesp para identificação das fotografias. Esse processo está em fase de
desenvolvimento. Após essa etapa, serão descritos o restante dos metadados pela equipe técnica.
Em seguida as fotografias serão inseridas nos ambientes de teste de preservação e acesso para
conferência para conferência e posteriormente nos ambientes de produção de preservação e no
Arquivo Digital Unesp.
As próximas etapas desse projeto compreendem a inserção de fotografias mais recentes da
FFC.
6 CONSIDERAÇÕES FINAIS
O objetivo foi apresentar o modelo de gestão utilizado para a preservação digital das
fotografias da ACI e da FFC, desenvolvido em projetos, que tiveram a CPPD como responsável por suas
implementações.
Observou-se no desenvolvimento de projetos de preservação digital a necessidade de
profissionais de diversas áreas, entre elas, TI, Arquivologia, Biblioteconomia, Direito, Gestão da
Universidade, Ciência da Informação, entre outros, ou seja, a preservação digital deve ser realizada
por uma equipe multidisciplinar.
Durante o desenvolvimento dos projetos, os principais desafios enfrentados foram: o processo
de digitalização das fotografias, o aprendizado para a utilização e integração do Archivematica e AtoM,
a customização do AtoM que resultou no Arquivo Digital Unesp, a mudança recente na gestão da
Unesp e a definição e estruturação dos metadados arquivísticos necessários à identificação das
fotografias enquanto documento de arquivo, garantindo, simultaneamente, a preservação de seus
elementos visuais e atributos técnicos.
As mudanças que ocorrem a cada quatro anos na Unesp, na eleição de reitores e diretores,
trazem o desafio, principalmente para a CPPD, de demonstrar para a nova gestão a importância da
preservação digital na universidade, e nesse sentido a Política de Preservação Digital para Documentos
de Arquivo, juntamente com os projetos já implantados e os em desenvolvimento, desempenham um
papel fundamental nessa tarefa.
As principais barreiras culturais enfrentadas nos projetos foram: as pessoas não entenderem
o que é Preservação Digital, não assimilarem a importância legal e histórica das fotografias e a
necessidade de terem acesso.
Os entraves organizacionais foram: inserir a Preservação digital nos objetivos e na cultura da
instituição, ter pessoas capacitadas, inserir a PD como uma prioridade institucional e a necessidade de
investimentos contínuos.
Os desafios técnicos foram: infraestrutura de preservação e acesso, o aprendizado dos
softwares Archivematica e AtoM e a descrição por metadados das fotografias.
A ausência de normatizações e diretrizes consolidadas para o tratamento documental e
descritivo de fotografias em arquivos exige constantes discussões e adaptações terminológicas, a fim
de alinhar-se às normas da área. Outro aspecto fundamental é a elaboração de um vocabulário
controlado que contemple os termos específicos relacionados às atividades desenvolvidas pela Unesp.
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Pode-se destacar alguns pontos importantes em todo o processo: a importância da Unesp
possuir uma Política de Preservação Digital para Documentos de Arquivo, o estabelecimento de
parcerias com outras instituições e a participação da Unesp na Rede Cariniana.
Os projetos de preservação digital de fotografias terão continuidade com a inserção de novas
fotografias, que continuarão sendo disponibilizadas, como parte da missão e da política da Unesp de
transparência e divulgação do conhecimento produzido para a sociedade, através do site
arquivodigital.unesp.br e também de artigos, participação em eventos e compartilhamento dos
resultados com instituições parceiras da Unesp.
7 REFERÊNCIAS
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8 NOTAS
[1] Para mais informações deste Acordo, ver: https://cariniana.ibict.br/institucional/
[2] Dublin Core é um recurso de metadados utilizados na descrição de objetos digitais.
https://www.dublincore.org/
[3] Para cumprir com esse objetivo, foi necessário customizar a plataforma de acesso AtoM, com o
propósito de melhorar a busca e recuperação das informações, além de ser mais intuitivo ao
momento de navegar por parte dos usuários. Para isso, contou-se com a ajuda de profissionais das
áreas de TI, Artes, Arquivologia e Comunicação.
[4] O Archivematica é um aplicativo de código aberto baseado na Web e em padrões que permite à
sua instituição preservar o acesso de longo prazo a conteúdo digital confiável, autêntico e seguro.
https://www.archivematica.org/pt-br/
[5] AtoM significa Access to Memory. É uma aplicação open source baseada na web para descrições
arquivísticas baseadas em padrões e acesso em vários idiomas, um ambiente para múltiplas
instituições arquivísticas. https://www.accesstomemory.org/pt-br/