Revista EDICIC, San José (Costa Rica), v.25, e-5925, p.1-18, 2025. ISSN: 2236-5753
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Gestão da informação: impulsionar a performance organizacional e delimitar
um percurso profissional de sucesso
Carla Mónica de Carvalho Eiriz, Arquivo Municipal de Vila Real, Portugal,
https://orcid.org/0000-0003-2577-3424
Milena Carvalho, Instituto Politécnico do Porto (P.PORTO), Portugal,
https://orcid.org/0000-0003-1897-9686
Susana Martins, Instituto Politécnico do Porto (P.PORTO), Portugal,
https://orcid.org/0000-0002-5282-1017
DOI: https://doi.org/10.62758/re.312
RESUMO
Este estudo explora a importância da gestão estratégica da informação na administração pública,
sublinhando o seu papel essencial na melhoria da performance organizacional e na criação de
oportunidades para o desenvolvimento profissional. A pesquisa tem como estudo de caso o Arquivo
Municipal de Vila Real, com o objetivo de compreender como a gestão eficaz da informação pode
impactar a eficiência administrativa e, ao mesmo tempo, contribuir para a preservação do património
cultural e histórico da instituição. A questão central da investigação é: Como pode a gestão estratégica
da informação potenciar a performance organizacional e o desenvolvimento de novos perfis
profissionais? Os objetivos específicos são: 1. Compreender o papel da informação na tomada de
decisões públicas; 2. Analisar os impactos da digitalização e modernização arquivística; 3. Refletir sobre
o valor estratégico da informação; 4. Identificar os contributos da gestão da informação para a
evolução de percursos profissionais. Para alcançar os objetivos da pesquisa, adotou-se uma
abordagem qualitativa, com base na pesquisa documental e observação das práticas operacionais do
Arquivo Municipal. A investigação centra-se como é que a modernização da gestão da informação
pode melhorar a eficiência organizacional, contribuindo para a otimização de processos internos e
para uma gestão mais eficaz dos documentos. A gestão da informação na administração pública vai
para além da simples organização de dados, sendo um elemento essencial para a criação de processos
mais ágeis, eficazes e sustentáveis. A digitalização de documentos e os processos administrativos são
uma das principais ferramentas que permite alcançar estes objetivos, promovendo uma gestão mais
transparente, acessível e eficiente. O Arquivo Municipal de Vila Real, ao adotar práticas de
transformação digital, tem vindo a otimizar a gestão de documentos e informações, incentivando a
inovação dentro da organização e garantindo um fluxo mais rápido e seguro de informações essenciais
para a administração pública. A pesquisa conclui que a gestão estratégica da informação é
determinante para a performance organizacional, proporcionando maior eficiência interna, com
processos administrativos mais rápidos, menos burocracia e maior transparência no acesso público.
Palavras-Chave: Gestão da Informação; Transformação Digital; Eficiência Organizacional;
Desenvolvimento Profissional; Arquivo Municipal de Vila Real.
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Gestión de la información: impulsando el desempeño organizacional y definiendo una
trayectoria profesional exitosa
RESUMEN
Este estudio explora la importancia de la gestión estratégica de la información en la administración
pública, destacando su papel esencial en la mejora del rendimiento organizacional y la creación de
oportunidades de desarrollo profesional. La investigación utiliza el Archivo Municipal de Vila Real como
caso práctico, con el objetivo de comprender cómo una gestión eficaz de la información puede influir
en la eficiencia administrativa, contribuyendo a la vez a la preservación del patrimonio cultural e
histórico de la institución. La pregunta central de la investigación es: ¿Cómo puede la gestión
estratégica de la información mejorar el rendimiento organizacional y el desarrollo de nuevos perfiles
profesionales? Los objetivos específicos son: 1. Comprender el papel de la información en la toma de
decisiones públicas; 2. Analizar los impactos de la digitalización y la modernización archivística; 3.
Reflexionar sobre el valor estratégico de la información; 4. Identificar las contribuciones de la gestión
de la información a la evolución de las trayectorias profesionales. Para alcanzar los objetivos de la
investigación, se adoptó un enfoque cualitativo basado en la investigación documental y la observación
de las prácticas operativas del Archivo Municipal. Esta investigación se centra en cómo la
modernización de la gestión de la información puede mejorar la eficiencia organizacional,
contribuyendo a la optimización de los procesos internos y a una gestión documental más eficaz. La
gestión de la información en la administración pública va más allá de la simple organización de datos;
es un elemento esencial para crear procesos más ágiles, eficaces y sostenibles. La digitalización de
documentos y procesos administrativos es una de las principales herramientas que permite alcanzar
estos objetivos, promoviendo una gestión más transparente, accesible y eficiente. El Archivo Municipal
de Vila Real, mediante la adopción de prácticas de transformación digital, ha optimizado la gestión de
documentos e información, fomentando la innovación dentro de la organización y garantizando un
flujo más rápido y seguro de información esencial para la administración pública. La investigación
concluye que la gestión estratégica de la información es crucial para el rendimiento organizacional,
proporcionando una mayor eficiencia interna, con procesos administrativos más rápidos, menos
burocracia y mayor transparencia en el acceso público.
Palabras-Clave: Gestión de la Información; Transformación Digital; Eficiencia Organizacional;
Desarrollo Profesional; Archivo Municipal de Vila Real.
Information management: boosting organizational performance and defining a successful
career path
ABSTRACT
This study explores the importance of strategic information management in public administration,
highlighting its essential role in improving organizational performance and creating opportunities for
professional development. The research uses the Vila Real Municipal Archive as a case study, aiming
to understand how effective information management can impact administrative efficiency while
simultaneously contributing to the preservation of the institution's cultural and historical heritage. The
central research question is: How can strategic information management enhance organizational
performance and the development of new professional profiles? The specific objectives are: 1. To
understand the role of information in public decision-making; 2. To analyze the impacts of digitization
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and archival modernization; 3. To reflect on the strategic value of information; 4. To identify the
contributions of information management to the evolution of professional career paths. To achieve
the research objectives, a qualitative approach was adopted, based on documentary research and
observation of the operational practices of the Municipal Archive. This research focuses on how
modernizing information management can improve organizational efficiency, contributing to the
optimization of internal processes and more effective document management. Information
management in public administration goes beyond simply organizing data; it is an essential element
for creating more agile, effective, and sustainable processes. The digitization of documents and
administrative processes is one of the main tools that allows these objectives to be achieved,
promoting more transparent, accessible, and efficient management. The Vila Real Municipal Archive,
by adopting digital transformation practices, has been optimizing the management of documents and
information, encouraging innovation within the organization and ensuring a faster and more secure
flow of essential information for public administration. The research concludes that strategic
information management is crucial for organizational performance, providing greater internal
efficiency, with faster administrative processes, less bureaucracy, and greater transparency in public
access.
Keywords: Information Management; Digital Transformation; Organizational Efficiency; Professional
Development; Vila Real Municipal Archive.
1 INTRODUÇÃO
Nas últimas décadas, a Administração Pública tem enfrentado desafios crescentes
relacionados à complexidade dos fluxos informacionais, à exigência de maior transparência e à procura
de eficiência e inovação nos serviços prestados à sociedade. Neste contexto, a gestão estratégica da
informação assume um papel central, sendo reconhecida como um fator crítico para a transformação
digital, a tomada de decisão baseada em evidências e a emergência de novos perfis profissionais no
setor público.
Este estudo tem como objetivo analisar como a gestão estratégica da informação pode
impulsionar o desempenho organizacional e contribuir para o desenvolvimento de competências
informacionais, através do estudo de caso do Arquivo Municipal de Vila Real (AMVR). A escolha do
AMVR justifica-se pelo seu percurso ativo na transição entre práticas arquivísticas tradicionais e a
adoção de estratégias digitais inovadoras, alinhadas com normativas nacionais e internacionais de
gestão documental.
A análise empírica do caso permite observar, em contexto real, como os princípios da Ciência
da Informação são aplicados na Administração Pública para resolver problemas concretos relacionados
à eficiência operacional, à preservação do património documental e à valorização do conhecimento
institucional. Com isso, o estudo contribui para evidenciar o papel estratégico dos arquivos municipais
na construção de uma administração mais moderna, acessível e centrada no cidadão.
A questão de investigação que orienta este trabalho é: De que forma a gestão estratégica da
informação impulsiona a performance organizacional e a emergência de novos perfis profissionais no
setor público?
Para responder a esta questão, definiram-se os seguintes objetivos específicos:
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Compreender o papel da informação na tomada de decisões públicas;
Analisar os impactos da digitalização e modernização arquivística;
Refletir sobre o valor estratégico da informação;
Identificar contributos da gestão da informação para a evolução de percursos
profissionais.
Este estudo insere-se no contexto das políticas públicas portuguesas que promovem a
transformação digital da Administração Pública, nomeadamente o Plano de Ação para a Transição
Digital (Resolução do Conselho de Ministros n.º 30/2020) e a Estratégia para a Inovação e
Modernização do Estado e da Administração Pública (2020–2023). Estas iniciativas reforçam a
importância da gestão documental estruturada, da digitalização e da interoperabilidade dos sistemas
como pilares de uma administração mais eficiente, acessível e centrada no cidadão.
A nível europeu, a investigação alinha-se com os objetivos da European Digital Strategy
(European Commission, 2020), e do eGovernment Action Plan 2016–2020, (European Commission,
2020a, 2020b), que sublinham a necessidade de uma administração pública mais conectada,
transparente e orientada ao cidadão. Nesse sentido, o trabalho desenvolvido pelo Arquivo Municipal
de Vila Real revela-se coerente com os esforços de convergência digital europeia, posicionando os
arquivos como atores estratégicos na construção de um ecossistema informacional moderno,
sustentável e inclusivo.
Neste enquadramento Jimerson (2008) sublinha que os arquivistas podem ulizar o poder dos
arquivos para promover a responsabilização, o governo aberto, a diversidade e a jusça social,
assumindo um papel avo na construção de sociedades mais inclusivas e transparentes.
Assim, ao agregar perspetivas institucionais e políticas públicas com a execução prática da
arquivística, este estudo pretende demonstrar de que forma a gestão estratégica da informação pode
melhorar o desempenho das organizações, mas também assegurar maior transparência, inclusão e
cidadania informada. A experiência do Arquivo Municipal de Vila Real representa uma oportunidade
valiosa para refletir sobre a função transformadora dos arquivos na era digital e sobre as competências
emergentes exigidas aos profissionais da informação.
2 REFERENCIAL TEÓRICO
A base teórica da comunicação fundamenta-se em trabalhos de autores como Calazans (2006),
que afirma que a informação é um recurso valioso para o processo de tomada de decisão
organizacional. Contudo, para que seja eficaz, a informação precisa ser devidamente administrada e
gerida. A gestão da informação envolve um conjunto de atividades relacionadas com o ciclo da
informação numa organização, o qual inclui a recolha, processamento, armazenamento, tramitação,
recuperação da informação e o seu uso efetivo, geralmente com o apoio de sistemas automatizados
[...]. (Cunha & Cavalcanti, 2008). Estes autores defendem que a informação é um recurso estratégico
essencial para o bom funcionamento das organizações públicas. Para garantir a sua eficácia, é
fundamental que a informação seja gerida adequadamente ao longo de todo o ciclo de vida, desde a
sua criação até a sua utilização estratégica.
2.1 Gestão da Informação
A gestão da informação é entendida como um conjunto de práticas organizacionais e
tecnológicas que asseguram a integridade, acessibilidade e reutilização da informação. De acordo com
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Davenport & Prusak (1998), a transformação de dados em conhecimento útil é fundamental para a
inovação e para a melhoria da eficiência.
A gestão da informação constitui a base para processos decisórios mais eficazes e
fundamentados. Contudo, numa realidade organizacional cada vez mais dinâmica e interconectada,
torna-se necessário evoluir para práticas que integrem também o conhecimento acumulado nas
instituições. Prusak (2001) observa que a gestão do conhecimento surge como resposta a uma
necessidade social e económica, fortemente influenciada por fatores como a globalização, a
mobilidade computacional e a emergência de novos modelos organizacionais. Neste sentido, a gestão
do conhecimento não se limita à tecnologia, mas envolve também a valorização do capital humano,
da experiência institucional e da memória organizacional.
2.2 Gestão Estratégica
A gestão estratégica da informação tem vindo a ganhar reconhecimento como um dos pilares
da modernização administrativa, sendo considerada essencial para a eficiência, inovação e
transparência dos serviços públicos. Esta valorização é evidenciada não só na literatura científica
(Davenport & Prusak, 1998; Choo, 2003), mas também nas orientações de políticas públicas nacionais
e europeias. Em Portugal, documentos como o Plano de Ação para a Transição Digital (República
Portuguesa, 2020a) e a Estratégia para a Inovação e Modernização do Estado e da Administração
Pública 2020–2023 (República Portuguesa, 2020b) destacam a informação como ativo estratégico e
defendem a digitalização, a interoperabilidade dos sistemas e a gestão documental eficiente como
vetores estruturantes da reforma do Estado. A nível europeu, a European Digital Strategy (European
Commission, 2020a) e o EU eGovernment Action Plan 2016–2020 (European Commission, 2020b)
reforçam esta perspetiva, integrando a informação pública no ecossistema digital europeu e
promovendo uma administração mais inteligente, acessível e centrada no cidadão.
A gestão estratégica da informação deve, portanto, ser vista não só como uma prática
operacional, mas também como uma alavanca para a inovação e a conformidade legal.
Esta perspeva estratégica é também reforçada por Jimerson (2008), ao armar que os
arquivistas têm um papel essencial na defesa dos direitos dos cidadãos e na responsabilização de
guras públicas, através da preservação e gestão rigorosa da informação.
2.3 Informação
Neste contexto, o conceito de “informação” tem-se revelado como um fator central no
processo evoluvo e no crescimento organizacional ao longo das úlmas décadas, assumindo o papel
de recurso críco e estratégico, adaptado connuamente às necessidades especícas dos seus
ulizadores. Segundo Pearlson et al. (2024), a informação pode ser compreendida através de uma
abordagem hierárquica composta por quatro níveis: dados, informação, conhecimento e sabedoria.
Esta hierarquia permite visualizar a transformação dos dados brutos — elementos isolados e sem
contexto — em informação organizada, que por sua vez, quando integrada e interpretada, gera
conhecimento úl para a tomada de decisões. No topo desta pirâmide está a sabedoria, que representa
a aplicação do conhecimento de forma éca e ecaz para alcançar objevos organizacionais e sociais.
Este modelo hierárquico facilita a compreensão da complexidade dos elementos
informacionais, destacando a importância da qualidade e do contexto na gestão da informação. Na
administração pública, por exemplo, este processo é fundamental porque permite que as decisões
sejam baseadas em evidências sólidas, reduzindo a incerteza e aumentando a transparência. A
capacidade de transformar dados em conhecimento e sabedoria resulta em polícas públicas mais
ecazes e numa resposta mais ágil e precisa às necessidades dos cidadãos.
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Adicionalmente, o desenvolvimento tecnológico e a digitalização de processos têm ampliado a
quandade e diversidade dos dados disponíveis, tornando ainda mais vital a aplicação dessa hierarquia
para ltrar, organizar e contextualizar a informação. A integração inteligente de sistemas de gestão
documental, bancos de dados e ferramentas de análise contribui para que as organizações públicas
armazenem dados, mas também os transformem em avos valiosos para a inovação, para o
planeamento estratégico e para o fortalecimento da governança.
Esta evolução da gestão da informação, representada na Figura 1, é um guia essencial para
entender como as organizações podem maximizar o valor dos seus recursos informacionais e ao
mesmo tempo garanr que a informação seja efevamente ulizada como um instrumento de
desenvolvimento e modernização instucional.
Figura 1: Hierarquia da Gestão da Informação
Fonte: Adaptada de Pearlson et al. (2024)
Sari e Priantinah (2019) reforçam que o sucesso organizacional depende de uma
implementação competente de decisões, influenciadas significativamente pelos dados disponíveis. As
organizações devem comprimir, filtrar e interpretar grandes volumes de informação conforme as suas
necessidades específicas, a fim de maximizar a utilidade dos dados e reduzir a sobrecarga
informacional.
Esta perspeva reforça a importância da gestão estratégica da informação como mecanismo
de redução da complexidade informacional e aumento da ecácia organizacional.
Além disso, a gestão da informação é um campo interdisciplinar, interligando arquivística,
ciência da computação, administração pública e gestão do conhecimento. Segundo Belluzzo (2007),
esta integração exige competências técnicas, legais e humanas que viabilizam o uso eficaz da
informação como ativo organizacional.
Por fim, a memória organizacional, como parte integrante da gestão do conhecimento,
contribui significativamente para o desempenho institucional. Spiller e Pontes (2007) afirmam que a
memória é constituída pelas experiências acumuladas de uma organização ao longo do tempo, e que
sua gestão sistemática pode oferecer vantagens competitivas duradouras.
Outra dimensão relevante é a conformidade legal e normativa associada à gestão da
informação. A aplicação rigorosa de normas e orientações internacionais, como o RiC, e o, MOREQ,
mas também o Plano de Classificação da Administração Local, contribui para padronização, segurança
e interoperabilidade dos dados arquivísticos. Essa conformidade é essencial para garantir a
legitimidade dos processos administrativos e a proteção de dados dos cidadãos.
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2.4 Inovação na Administração Pública
A inovação na Administração Pública tem sido amplamente promovida como um instrumento
essencial para a modernização do Estado, aumento da eficiência e melhoria dos serviços prestados aos
cidadãos. Segundo Osborne e Brown (2011), a inovação no setor público ultrapassa a mera adoção
tecnológica, envolvendo também mudanças nos processos organizacionais, nas formas de gestão e
nas competências humanas. Neste contexto, a transformação digital e a gestão estratégica da
informação têm impulsionado a criação de novas funções e papéis profissionais, adaptadas aos
desafios contemporâneos da governação digital, interoperabilidade, valorização da memória
institucional e uso intensivo de dados. Assim, os chamados "novos perfis profissionais" surgem como
resposta à complexidade e à multidimensionalidade dos serviços públicos modernos.
A inovação pode assumir múlplas formas: produto, processo, organizacional, markeng e
modelo de negócio, conforme sistemazado pelo Manual de Oslo (OECD/Eurostat, 2018). No setor
público, destaca-se sobretudo a inovação de processo e organizacional, as quais promovem melhorias
na eciência interna e adaptabilidade instucional. Tais inovações são muitas vezes incrementais e
exigem não apenas recursos tecnológicos, mas também uma cultura organizacional favorável à
experimentação e à aprendizagem (Mulgan & Albury, 2003; Tidd et. al, 2005).
Além disso, o Estado não deve limitar-se ao papel de facilitador da economia, mas assumir-se
como agente avo de criação de valor público, capaz de liderar processos de mudança estrutural e
inovação social (Mazzucato, 2013, 2018). A abertura à inovação colaborava, envolvendo cidadãos,
funcionários e parceiros externos, representa um novo paradigma de inovação pública, mais
parcipavo, transparente e orientado para resultados sociais (Chesbrough, 2011; Gascó, 2017).
2.5 Reforma da Administração Pública
A chamada Reforma da Administração Pública insere-se numa longa trajetória de tentativas
de reorganização do setor público em Portugal, que remonta pelo menos aos anos 1970. Iniciativas
como o Decreto-Lei n.º 385/79, de 19 de setembro, o Decreto-Lei n.º 170/82, de 10 de maio, e o
Decreto-Lei n.º 135/99, de 22 de abril, já anunciavam a necessidade de modernização,
desburocratização e racionalização da máquina administrativa. No entanto, como observam Pollitt e
Bouckaert (2011), estas reformas têm sido frequentemente associadas a discursos reformistas que
projetam a Administração Pública como um sistema obsoleto a ser substituído ou reconfigurado com
base em lógicas de mercado.
“As reformas administrativas ocorrem em ciclos e são frequentemente justificadas com base
em promessas de eficiência que nem sempre se cumprem na prática.” (Pollitt & Bouckaert, 2011)
Além disso, conforme destaca Bilhim (2021), nos úlmos 20 anos, as reformas da administração
pública portuguesa têm oscilado entre tentavas de modernização e desaos estruturais persistentes,
como a diculdade em conciliar inovação com a manutenção da qualidade dos serviços públicos. A
implementação dessas reformas tem impacto direto na gestão da informação, na memória
instucional e no papel estratégico das instuições arquivíscas, ressaltando a importância de analisar
não só os discursos ociais, mas também os efeitos concretos dessas transformações.
Em vez de encarar as reformas como processos exclusivamente positivos, importa analisá-las
à luz dos seus efeitos reais sobre a gestão da informação, o serviço público e o papel estratégico das
instituições arquivísticas. A retórica da inovação tecnológica e da eficiência, muitas vezes, tem
coexistido com práticas de externalização de funções, redução de quadros técnicos e desvalorização
das carreiras públicas, com impacto direto na memória institucional e na qualidade da informação
pública produzida.
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No atual contexto informacional, os pers prossionais dos arquivistas têm evoluído para
responder à crescente complexidade dos ambientes digitais e organizacionais. Silva et al. (2023)
destacam que os prossionais de informação nos arquivos municipais portugueses vêm assumindo
pers cada vez mais híbridos, combinando saberes arquivíscos tradicionais com competências digitais
avançadas, como gestão de dados digitais, interoperabilidade, curadoria digital e análise críca da
informação. Esta evolução reete as necessidades da administração pública digital e posiciona os
arquivistas como atores centrais na transformação digital do setor público, mediando a relação entre
tecnologia, processos organizacionais e ulizadores, e contribuindo para a inovação e sustentabilidade
dos serviços de arquivo.
Atuam como agentes mulfacetados, que vão além das funções tradicionais de organização e
conservação documental. São responsáveis pela gestão avançada de dados digitais, aplicação de
ferramentas de automação e pela interoperabilidade entre sistemas. Paralelamente, desenvolvem
competências colaboravas essenciais para o trabalho em equipas muldisciplinares e para a interação
ecaz com diversos stakeholders, desde decisores e invesgadores até cidadãos e outros prossionais
da informação. A capacidade críca sobre os processos de produção, preservação e disseminação da
informação é igualmente vital, exigindo uma compreensão profunda dos contextos instucionais,
écos e legais, bem como dos desaos relacionados à autencidade, conabilidade e acessibilidade
dos dados ao longo do tempo.
Essa transformação prossional está alinhada com os princípios da ciência aberta, que
promovem transparência, acesso livre e reulização dos dados ciencos, e com os conceitos dos
dados FAIR (Findable, Accessible, Interoperable, Reusable), que visam garanr a máxima ulidade e
sustentabilidade dos dados no ambiente digital. A preservação digital sustentável, enquanto
abordagem estratégica, requer que os arquivistas adotem prácas inovadoras para assegurar a
longevidade, integridade e acessibilidade dos recursos digitais, enfrentando desaos técnicos como a
obsolescência tecnológica e a degradação dos suportes digitais.
Conforme ressaltam Silva et al. (2023), esses prossionais assumem, assim, um perl híbrido
que integra conhecimentos técnicos, écos, organizacionais e sociais, consolidando o papel dos
arquivistas como protagonistas na promoção de uma gestão da informação transparente, inovadora e
orientada à governança pública. Essa evolução reforça a importância da qualicação connua e da
adaptação dos pers prossionais para responder às exigências da administração pública digital.
De acordo com Freitas (2017), a curadoria digital exige um conjunto complexo de competências
técnicas, estratégicas e écas, reendo a natureza mulfacetada dos recursos digitais e a necessidade
de uma gestão ava e connua ao longo de todo o ciclo de vida da informação. Por sua vez, Barros
(2019) destaca que, além dos desaos técnicos, os arquivistas enfrentam obstáculos burocrácos e
estruturais, e devem desenvolver capacidades em liderança, gestão de equipas, inovação e trabalho
interdisciplinar.
Historicamente, a formação dos arquivistas ocorria principalmente em contexto prossional,
nas próprias instuições arquivíscas (Ribeiro, 2005). Contudo, a evolução tecnológica e a valorização
da informação como avo estratégico criaram novas funções especializadas, tais como:
Arquivistas digitais – especialistas em tecnologias da informação e normas internacionais
de descrição e preservação;
Curadores digitais – responsáveis pela gestão e preservação connua de informação
digital, garanndo seu acesso sustentável a longo prazo;
Analistas de informação – prossionais que tratam dados e metadados para apoiar
decisões estratégicas em contextos organizacionais complexos.
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O conceito de curadoria digital refere-se à gestão ava e connua dos recursos digitais desde
sua criação até sua reulização presente e futura (Lee & Tibbo, 2011). É um processo muldimensional
que envolve diversos intervenientes, incluindo técnicos de digitalização, gestores de repositórios e
decisores polícos (Abbo, 2008).
Por m, é fundamental reconhecer que o papel do arquivista não é apenas técnico, mas
também éco e políco. Jimerson (2008, p. 254) lembra que “os arquivistas têm uma responsabilidade
prossional e moral de [...] dar voz aos grupos que, frequentemente, foram marginalizados e
silenciados.” Esse compromisso social reforça a necessidade de pers prossionais crícos, inclusivos
e adaptados aos desaos contemporâneos da sociedade da informação.
3 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS
Este estudo caracteriza-se por uma abordagem de investigação qualitativa, exploratória-
descritiva, cujo objetivo é compreender em profundidade o papel da gestão estratégica da informação
na administração pública, com base na experiência do Arquivo Municipal de Vila Real (AMVR).
A opção por um estudo de caso justifica-se pela possibilidade de examinar um fenómeno
contemporâneo em profundidade e em contexto real, especialmente quando os limites entre o
fenómeno e o contexto não estão claramente definidos (Yin, 2003, p. 32).
Importa referir que, na qualidade de coordenadora do AMVR, a investigadora principal teve a
oportunidade de analisar o fenómeno em contexto real e de forma imersiva, observando diretamente
os processos, sistemas e práticas informacionais da instituição. Esta posição permitiu aceder a
informações operacionais, documentos internos e interações institucionais normalmente
indisponíveis para investigadores externos, garantindo assim uma compreensão aprofundada e
contextualizada da realidade arquivística municipal.
A invesgação decorreu entre março e junho de 2025, e assentou nas seguintes técnicas
metodológicas:
Observação direta não parcipante: acompanhamento dos processos de organização
documental, digitalização, consulta de acervos e uso do sistema de gestão documental por
diferentes técnicos do AMVR. Conforme Marieo (2018), a observação não parcipante
consiste na análise dos fenômenos sem interferência do pesquisador, permindo captar
comportamentos e ronas em seu uxo natural, importante para compreender a dinâmica
codiana do ambiente invesgado.
Invesgação documental: análise de planos de classicação, normavos internos, manuais
de procedimentos, relatórios e documentos estratégicos produzidos pela autarquia,
fundamentais para a compreender o enquadramento formal das prácas de gestão da
informação. Conforme Corujo e Silva (2024), a análise documental permite revelar tanto
os procedimentos ociais quanto as prácas organizacionais implícitas, contribuindo para
um entendimento mais completo do contexto instucional.
Reexão críca em contexto de práca: enquanto coordenadora dos serviços, a
invesgadora pôde reer sobre os impactos instucionais da gestão da informação,
baseando-se na experiência direta e nas transformações observadas ao longo do tempo.
Essa reexão críca, destacada por Corujo e Silva (2024), é fundamental para enriquecer a
interpretação dos dados, integrando saberes prácos e teóricos.
Triangulação metodológica: a combinação da observação, da análise documental e da
experiência prática, assegurou maior rigor, coerência e profundidade na interpretação dos
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dados, fortalecendo a validade dos resultados. Segundo Corujo e Silva (2024), a
triangulação metodológica é essencial para aumentar a credibilidade da invesgação,
confrontando diferentes fontes e perspevas para uma análise mais robusta do fenómeno.
A análise do Arquivo Municipal de Vila Real oferece insights valiosos sobre a implementação
de práticas eficazes de gestão da informação no setor público.
4 RESULTADOS FINAIS
A análise da atuação do Arquivo Municipal de Vila Real (AMVR) evidencia impactos
signicavos decorrentes da implementação de prácas consistentes de gestão estratégica da
informação, traduzindo-se em melhorias tangíveis ao nível organizacional, técnico, humano e social.
Esta transformação responde aos desaos contemporâneos da administração pública e está alinhada
com os princípios de modernização, transparência e valorização da memória coleva.
Conforme argumenta Jimerson (2008), os arquivos, quando geridos com responsabilidade e
acessibilidade, tornam-se instrumentos-chave na promoção da cidadania, da transparência
instucional e da jusça social. O caso do AMVR demonstra como uma abordagem estratégica à gestão
documental pode ultrapassar a mera função técnica e passar a desempenhar um papel estruturante
no fortalecimento do serviço público local.
4.1 Eficiência Interna
Um dos resultados mais imediatos da transformação informacional no AMVR tem sido o
aumento da eciência interna dos serviços administravos. A implementação do Sistema de Gestão
Documental (SGD) permiu uma reorganização signicava dos uxos de trabalho e a digitalização de
processos-chave. Embora o plano de classicação ainda esteja em fase de atualização embrionária, em
conformidade com a Portaria n.º 112/2023, de 27 de abril, a aplicação do SGD, arculada com prácas
de descrição e indexação da informação, já tem facilitado o acesso e a recuperação documental. Este
avanço traduziu-se numa maior celeridade no tratamento da informação, beneciando diretamente
técnicos e cidadãos. Procedimentos como a consulta de processos urbaníscos, atas de reuniões ou
escrituras passaram a ser realizados com maior previsibilidade, rastreabilidade e menor tempo de
resposta, promovendo uma administração mais ecaz, transparente e orientada ao serviço público.
Por exemplo, avidades como a localização e consulta de processos urbaníscos,
anteriormente morosas e dependentes de pesquisa manual em suportes sicos, passaram a ser
resolvidas em minutos, graças à digitalização e à indexação inteligente de conteúdos. Estes ganhos de
produvidade reforçam a ideia de que a inovação processual, ao nível da gestão de informação, pode
ter efeitos concretos na previsão dos procedimentos, no planeamento de prioridades e na
racionalização dos recursos humanos.
Este cenário alinha-se com os resultados de Soares (2022), que destaca como estratégias
nacionais de transformação digital e programas como SIMPLEX contribuíram diretamente para ganhos
de produvidade, redução de tempo e melhoria da qualidade dos serviços públicos em Portugal.
4.2 Transparência e Acesso Público
A modernização informacional do AMVR não se limitou ao plano interno. A digitalização
sistemáca de documentos administravos e históricos, bem como a sua disponibilização através de
polícas claras de acesso público, promoveu uma nova cultura de transparência instucional. Cidadãos,
invesgadores e outros interessados passaram a aceder de forma célere a atas de reuniões,
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deliberações camarárias e registos históricos, sem necessidade de deslocações sicas ou pedidos
formais complexos.
Este novo paradigma de acesso está em consonância com os princípios defendidos por
Mazzucato (2018) e Gascó (2017), que destacam o papel do setor público como agente catalisador da
inovação democráca, onde o direito à informação e a parcipação cidadã são elementos estruturais
da governação moderna. A democrazação do acesso à informação reforça ainda a conança nas
instuições, elemento essencial à sua legimidade e resiliência.
4.3 Preservação do Património
O Arquivo Municipal de Vila Real (AMVR) tem desempenhado um papel estratégico na
salvaguarda do património documental e na preservação da idendade histórica do concelho, com um
acervo que remonta ao século XVI. A digitalização de documentos raros e a sua descrição segundo
normas internacionais, como a ISAD(G), têm assegurado não só a conservação a longo prazo de fundos
documentais valiosos, mas também a sua acessibilidade e difusão.
Mais do que conservar passivamente, o AMVR promove uma valorização ava da memória
coleva local. Esta missão realiza-se através da realização de exposições temácas e mostras
documentais que recuperam episódios, guras e instuições relevantes da história de Vila Real. Estas
iniciavas aproximam o público da documentação arquivísca, contextualizando-a de forma acessível
e apelava.
Um exemplo emblemáco desta estratégia é o projeto "Em julho... Quintas à noite é no AMVR",
que alia cultura e cidadania, ao transformar o espaço do arquivo num palco de encontros entre
memória e contemporaneidade. Com esta iniciava, o AMVR procura atrair novos públicos, divulgando
o seu trabalho diário e a importância dos arquivos como serviço público. Através da programação
cultural, com concertos de música tradicional, apresentações teatrais, atuações de tunas, bandas e
orquestras locais, o arquivo arma-se como um espaço vivo, dinâmico e integrado na comunidade.
Este projeto contribui também para a valorização dos grupos culturais do concelho de Vila Real,
dando-lhes visibilidade e reforçando o papel do arquivo como mediador entre passado, presente e
futuro. Para os vila-realenses e para todos os que visitam a cidade, estas noites no AMVR representam
uma oportunidade única de fruir cultura num espaço onde o património documental é tratado,
preservado e parlhado.
Paralelamente, o AMVR tem vindo a apoiar invesgadores e estudantes, tanto local como
nacionalmente, através da disponibilização digital de parte do acervo e da assistência técnica
qualicada. Este acesso remoto tem permido que estudos académicos, projetos de invesgação e
trabalhos escolares sejam desenvolvidos sem necessidade de deslocação sica, alargando o alcance do
serviço e promovendo o acesso democráco à informação.
Com ações como workshops, visitas guiadas técnicas, ações de sensibilização em escolas e
colaborações com instuições de ensino e cultura, o AMVR consolida-se como uma endade
promotora da educação patrimonial, da formação em literacia arquivísca e da parcipação cidadã.
Neste contexto, o arquivo deixa de ser apenas um espaço de guarda documental para se tornar
um centro de dinamização cultural e social, contribuindo para o fortalecimento da memória coleva e
para o reconhecimento da informação como bem público essencial ao desenvolvimento democráco.
Além de garanr o acesso à informação e valorizar a memória coleva, o trabalho desenvolvido
pelo AMVR tem do um impacto signicavo na performance organizacional da autarquia. A
sistemazação dos processos informacionais, aliada à acessibilidade e ao rigor arquivísco, contribui
para uma tomada de decisão mais informada, respostas administravas mais rápidas e maior previsão
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na gestão pública. Estas melhorias reetem-se diretamente na conança instucional e na qualidade
dos serviços prestados aos cidadãos.
Simultaneamente, este contexto tem vindo a delimitar um percurso prossional de sucesso
para os técnicos de arquivo e informação, ao evidenciar a necessidade de competências híbridas, visão
estratégica e capacidade de mediação entre a tecnologia, a administração e a cidadania. Os
prossionais do arquivo armam-se, assim, como atores-chave da inovação pública, desempenhando
funções cada vez mais valorizadas, como curadoria digital, gestão de dados e preservação digital, o que
os posiciona de forma destacada no ecossistema da administração pública contemporânea.
Neste contexto, torna-se evidente que a gestão estratégica da informação impulsiona a
performance organizacional, mas, também contribui para a denição de percursos prossionais mais
especializados e valorizados no setor público. Como arma Freitas (2017), os prossionais da
informação devem ser dotados de competências híbridas, tecnológicas e écas, capazes de responder
aos desaos da curadoria digital e da preservação da memória instucional. Corujo e Silva (2024)
acrescentam que os arquivistas contemporâneos atuam como mediadores crícos da informação e do
conhecimento, promovendo o acesso, a interoperabilidade e a sustentabilidade digital, elementos-
chave para o sucesso organizacional e para o reforço da cidadania informada.
4.4 Inovação Tecnológica e Preparação para o Futuro
A introdução de sistemas digitais especializados permiu à organização implementar ronas
mais ecazes de indexação, pesquisa e acesso remoto. Para além do aumento da produvidade interna,
a modernização tecnológica tem contribuído para posicionar a instuição em direção a inovações
futuras, nomeadamente a integração com portais de dados abertos, a ulização de inteligência arcial
nos processos de recuperação da informação e a interoperabilidade com plataformas digitais de outros
serviços municipais.
Por m, os invesmentos realizados em infraestruturas tecnológicas e sistemas digitais
especializados permiram à instuição integrar novas funcionalidades e ronas inteligentes na gestão
da informação. Ferramentas de digitalização em larga escala e acesso remoto revolucionaram a forma
como os documentos são tratados, consultados e parlhados.
Esta modernização tecnológica projeta o AMVR para um futuro mais integrado, onde se
vislumbra a ligação com portais de dados abertos, o recurso à inteligência arcial para apoio à
recuperação documental, e a interoperabilidade com outras plataformas municipais, em linha com os
princípios da administração pública digital e conectada (OECD, 2017).
Este caminho posiciona o AMVR como um exemplo de inovação organizacional no setor público
(OECD/Eurostat, 2018), onde a gestão da informação se torna um avo estratégico para a criação de
valor público, contribuindo não só para a melhoria dos serviços, mas também para a modernização
instucional e a inovação democráca.
Neste cenário de inovação, importa ainda destacar o papel catalisador do Plano de
Recuperação e Resiliência (PRR), que tem disponibilizado linhas de nanciamento especícas para a
transição digital na Administração Pública. Estas oportunidades permitem a modernização de
infraestruturas, a integração de sistemas interoperáveis, o reforço da cibersegurança e a capacitação
dos recursos humanos.
Adicionalmente, o AMVR deve a sua existência ao apoio fundamental do Programa de Apoio à
Rede de Arquivos Municipais (PARAM), um instrumento de políca pública de âmbito nacional, que
teve como objevos gerais “incenvar e apoiar os Municípios na implementação de programas de
gestão integrada dos respevos sistemas de arquivo, bem como promover a criação de uma rede de
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arquivos municipais integrada na Rede Nacional de Arquivos” (Henriques, 2008, p. 47; Guardado da
Silva, 2019, pp. 36–38). Foi graças a este programa que a Câmara Municipal de Vila Real conseguiu criar
e estruturar o seu Arquivo Municipal, concrezando um importante passo para a modernização
administrava e para a salvaguarda da memória instucional. O PARAM foi fundamental para
consolidar os arquivos municipais como sistemas de informação cruciais para uma administração
pública aberta, ecaz e transparente.
A análise do percurso do Arquivo Municipal de Vila Real permite, assim, sistemazar os seus
principais pontos fortes, fragilidades internas, oportunidades de desenvolvimento e ameaças externas.
Para esse efeito, recorre-se à metodologia SWOT, que possibilita uma leitura estratégica da atuação do
AMVR no atual contexto de modernização da administração pública:
Figura 2: Análise SWOT AMVR
Forças (Strengths)
Fraquezas (Weaknesses)
- Compromisso institucional com a modernização
informacional
- Plano de classificação ainda em atualização
- Digitalização sistemática e acessibilidade crescente
- Limitações na institucionalização de perfis híbridos
- Envolvimento ativo com a comunidade e iniciativas
culturais
- Necessidade contínua de capacitação técnica
- Valorização da memória coletiva e suporte à decisão
- Dependência de financiamento externo para
inovação contínua
Oportunidades (Opportunities)
Ameaças (Threats)
- Apoios estratégicos como o PRR e programas de
transição digital
- Obsolescência tecnológica e riscos de
cibersegurança
- Valorização crescente da transparência e dados
abertos
- Envelhecimento dos quadros técnicos e falta de
renovação
- Colaboração com instituições científicas e culturais
- Resistência à mudança organizacional
- Reforço do papel dos arquivos na transformação
digital do Estado
- Incerteza na continuidade das políticas públicas de
apoio
Fonte: Elaboração própria (2025).
Esta análise SWOT reforça a perceção de que o AMVR tem conseguido equilibrar desaos
internos e externos através de uma gestão estratégica e informada da informação. O seu percurso
enaltece como os arquivos municipais podem posicionar-se como atores relevantes na construção de
uma administração pública mais moderna, transparente e centrada no cidadão.
No caso do AMVR, o acesso a estas candidaturas representa uma alavanca essencial para
consolidar os avanços já alcançados e garanr a connuidade e qualidade dos serviços prestados aos
cidadãos, reforçando o seu papel como serviço público estratégico e como espaço de inovação
orientado ao futuro.
Contudo, a sustentabilidade destes avanços está intrinsecamente ligada ao desenvolvimento
connuo de competências por parte dos prossionais da informação. A transformação digital e a
complexicação dos processos informacionais exigem pers cada vez mais híbridos, preparados para
atuar numa administração pública em constante mudança.
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4.5 Desenvolvimento Profissional
A modernização dos processos de gestão documental e informacional no setor público tem
exigido uma capacitação connua, especializada e transversal por parte dos prossionais não apenas
do Arquivo Municipal de Vila Real (AMVR), mas também de outras unidades orgânicas da Câmara
Municipal. Esta exigência decorre da crescente complexidade, digitalização e interdependência das
prácas informacionais, as quais atravessam múlplas dimensões da avidade administrava. Neste
quadro, torna-se urgente a adoção de polícas públicas locais que promovam o desenvolvimento de
competências híbridas, combinando o saber arquivísco tradicional com domínio tecnológico, literacia
jurídica, pensamento estratégico e uma forte orientação para o serviço ao cidadão.
Como refere Freitas (2017), os pers prossionais da informação exigem hoje uma combinação
de competências técnicas, tecnológicas e comunicacionais, capazes de responder à complexidade das
novas exigências instucionais. A este respeito, Silva et al. (2023) reforçam que os arquivistas,
parcularmente em arquivos municipais, assumem uma função estratégica na gestão do ciclo de vida
da informação, na interoperabilidade dos sistemas e na mediação entre a administração e os cidadãos.
Além disso, como sublinha o autor (Silva, 2024), o reconhecimento e valorização destes prossionais
deve ser sustentado por polícas públicas coerentes e um planeamento estratégico que integre os
arquivos na transformação digital do Estado.
Embora estes novos pers prossionais ainda não estejam formalmente instucionalizados na
administração local portuguesa, observa-se a sua progressiva emergência como resposta às dinâmicas
da governação digital. Destacam-se, neste âmbito, os curadores digitais, os gestores de metadados, os
analistas de informação e os especialistas em interoperabilidade. Estas funções espelham uma
transição do arquivista clássico para um papel mais integrado e mulfuncional, parcipando
avamente nos processos de decisão, no planeamento organizacional e na produção de conhecimento
estratégico, numa perspeva de gestão integrada da informação.
Neste contexto, o AMVR tem seguido uma abordagem de formação-ação, promovendo o
desenvolvimento de competências no próprio local de trabalho, incenvando prácas colaboravas
interdepartamentais e assegurando o acesso a ferramentas digitais que potenciem o desempenho
técnico e analíco das suas equipas. Esta orientação tem reforçado não só a qualidade dos serviços
prestados, como também a movação, valorização e reconhecimento dos prossionais da informação.
Para além dos ganhos operacionais, esta estratégia tem permido ao AMVR armar-se como
um centro dinâmico de conhecimento e inovação organizacional, arculando tradição documental com
inovação digital. A acessibilidade estruturada à informação, assegurada por sistemas de gestão
documental e boas prácas arquivíscas, reduziu substancialmente os tempos de resposta às
solicitações internas e externas, com ganhos evidentes em áreas crícas como a urbanísca, o apoio
jurídico, a consultoria técnica e o suporte à decisão políca. A rastreabilidade, a abilidade e a
disponibilidade da informação tornaram-se, assim, pilares fundamentais de uma administração mais
ágil, ecaz e centrada nos cidadãos.
Neste sendo, a gestão estratégica da informação (GI) revela-se uma ferramenta de suporte
operacional, mas também um verdadeiro motor de performance organizacional, promovendo
eciência, inovação e conança instucional. Simultaneamente, constui-se como uma base sólida
para a construção de percursos prossionais de sucesso no setor público, em sintonia com os desaos
contemporâneos de governação digital, transparência e parcipação democráca.
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5 CONSIDERAÇÕES FINAIS
A gestão estratégica da informação afirma-se hoje como um elemento central na
modernização da administração pública, sobretudo num cenário marcado pela crescente
complexidade dos fluxos informacionais, pela multiplicidade de atores envolvidos e pela pressão
crescente por maior transparência, eficiência e proximidade com o cidadão. Este estudo, focado no
Arquivo Municipal de Vila Real (AMVR), evidenciou que a integração harmoniosa entre práticas
arquivísticas tradicionais e soluções digitais inovadoras tem um potencial transformador significativo,
tanto para o desempenho organizacional quanto para a valorização e redefinição dos perfis
profissionais no setor público.
Ao aprofundar a análise num contexto real, constatou-se que a gestão estratégica da
informação traz ganhos concretos e multidimensionais. Em termos administrativos, a agilidade na
tramitação de processos, a precisão na recuperação documental e a maior previsibilidade das rotinas
administrativas traduzem-se em economias de tempo e recursos. No que respeita ao acesso à
informação, a disponibilização estruturada e digitalizada dos documentos amplia a transparência e a
participação cidadã, facilitando o exercício do direito à informação e reforçando a confiança
institucional. A preservação do património documental, por sua vez, garante a salvaguarda da
memória coletiva local, assegurando que as gerações futuras possam aceder a um legado histórico
devidamente organizado e protegido.
Mais do que um simples processo técnico de digitalização, a gestão estratégica da informação
emerge como uma verdadeira alavanca de inovação institucional. Esta favorece a tomada de decisão
informada e baseada em evidências, promovendo uma administração pública mais flexível, eficaz e
alinhada com as exigências da sociedade contemporânea. A experiência do AMVR ilustra como a
gestão da informação deve ser encarada como uma estratégia transversal que atravessa toda a
organização, envolvendo cultura institucional, processos, tecnologias e recursos humanos.
Este entendimento está alinhado com as reflexões de Jimerson (2008), que destaca que a
gestão documental e da informação não pode dissociar-se dos valores da verdade, da justiça e da
memória coletiva, desempenhando um papel crucial na responsabilização pública e na consolidação
da cidadania democrática. Além disso, a pesquisa demonstra que a transformação digital da
administração pública não pode limitar-se ao investimento em infraestruturas tecnológicas. É
imprescindível também um investimento contínuo na formação e capacitação das equipas, bem como
na promoção de uma cultura organizacional orientada para a valorização da informação enquanto
recurso estratégico.
No âmbito dos recursos humanos, começam a emergir novos perfis profissionais, ainda que
de forma incipiente, que vão além do arquivista tradicional. Funções como curadores digitais, gestores
de metadados e analistas de informação refletem as exigências crescentes do ambiente digital e a
necessidade de competências híbridas, que conjugam saberes técnicos, tecnológicos, jurídicos e
estratégicos. Estes perfis apontam para uma transformação do papel dos profissionais da informação,
que passam a ser agentes ativos da inovação, facilitadores do acesso à informação e parceiros
essenciais na tomada de decisão pública.
Entre as limitações deste estudo, destaca-se a escassez de investigações empíricas
comparativas no contexto português, o que dificulta a projeção dos resultados para outros municípios
ou contextos institucionais. O caráter único e aprofundado do estudo de caso limita a difusão, mas
simultaneamente oferece uma base rica e detalhada que pode servir de inspiração e referência para
outras instituições interessadas em combinar tradição e inovação ao serviço da comunidade.
Para trabalhos futuros, sugere-se a realização de estudos comparativos que envolvam
diferentes arquivos municipais ou outras entidades públicas, com o objetivo de identificar padrões
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comuns, desafios partilhados e boas práticas que possam ser transferidas e adaptadas. Além disso,
recomenda-se uma investigação mais aprofundada sobre o impacto da gestão estratégica da
informação na formulação e implementação de políticas públicas locais, bem como na definição de
percursos e planos de carreira para os profissionais do setor da Ciência da Informação. A consolidação
da informação enquanto ativo estratégico é essencial para a administração pública contemporânea
que pretende responder aos desafios da governação digital, da transparência e da participação cidadã.
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